Parametrizaciones Previas

Autorizaciones Generales del Usuario

Para llevar a cabo con éxito el proceso de legalizaciones, el usuario encargado de estas deberá tener los siguientes permisos mínimos con “Autorización Total” en SAP Business One.

Socio de Negocio PRV_OK1_CM

Cuando se carga el addin por primera vez, este automáticamente crea un socio de negocio por defecto llamado: PROV_OK1_CM Cuantías Menores. Se debe validar si este socio existe.

Código de IVA (I-LEG-T0)

Se debe confirmar la existencia del código de IVA I-LEG-T0, el cual es creado por el Add-In, además para el correcto funcionamiento de esta herramienta dicho código de IVA debe tener asignado cuentas adecuadas.

Serie de facturas de acreedores

Se debe crear una serie documento especifica para las facturas registradas en este addin y de esta forma no se presenten interferencia con la(s) serie(s) utilizadas para los documentos de marketing.

Serie de pagos efectuados

Al igual que las facturas de acreedores es obligatorio crear una nueva serie de documento para realizar estos pagos y no tenga interferencia con la(s) serie(s) utilizadas para los comprobantes de egreso.

Cuenta puente

Se debe crear una cuenta de mayor que se va a utilizar en los pagos efectuados para acumular el valor del rembolso de caja menor y que posteriormente será cancelada con la factura de acreedores generada al responsable de la legalización. Esta cuenta debe ser multimoneda teniendo en cuenta que las facturas que se relacionan en la legalización pueden estar en varias monedas.

Código responsable

Es el socio de negocios responsable de la administración de la legalización, con su respectiva cuenta asociada, este responsable puede manejar retenciones si es del caso. Si se requiere tener varias cajas menores en una misma empresa se deben crear igual número de Socios de negocios como proveedores para poderlos relacionar en el Add-In.

La persona encargada de las legalizaciones, debe tener los niveles de autorización para generar facturas y efectuar pagos, ya que esto es requerido en los formularios de caja menor y legalización de anticipos.

Cuenta de anticipos

Asignar a los socios de negocios la cuenta en la cual se van a registrar los anticipos, en la ficha finanzas de los datos maestros.

Dirección de pago

Parametrizar a los socios de negocios las direcciones de pago, en la ficha direcciones de los datos maestros.

Campos de Usuario

Los campos adicionales creados por el usuario en las líneas de la legalización, son grabados y llevados a la factura solamente si el campo también se encuentra en los documentos de marketing. Es importante aclarar que los campos se tienen que llamar igual tanto en los documentos de marketing como en el formulario de legalizaciones, además no se debe poner un nombre a los nuevos campos de usuario que ya se encuentre utilizado en este formulario, ejemplo: U_AcctCode, U_Ref, U_ItemCode, etc. Se soportan los campos tipo Alfanumérico, numérico, precio, cantidad. No se soportan los campos tipo fecha. Esta funcionalidad de campos de usuario aplica también cuando las facturas se hacen manualmente pero se quieren incluir en la legalización (Importar Factura), se trae también esta información.

Para crear dichos campos de usuario, se debe utilizar la siguiente ruta: Herramientas → Herramientas personalización → Campos definidos por el usuario gestión. Y aparece la siguiente ventana:

Seleccionamos tablas de usuario > Encabezado legalizaciones y se presiona el botón "Crear".

Parámetros para crear campos de usuario en legalizaciones

Los campos de usuario que se van a crear, deben contener los siguientes parámetros:

Deben comenzar por U_ y Seis caracteres, Ejm: U_prueba

Campos Obligatorios

Se deben configurar los campos que deben ser obligatorios para que se asegure que la legalización sea creada con los datos que requiera la compañía, para ello vamos a la siguiente ruta:

Herramientas – Ventanas definidas por usuario – OK1_2LE_OBL – CAMPOS OBLIGATORIOS LEG.

En esta ventana podrá definir lo campos que considere sean totalmente obligatorios; el Add-In Legalizaciones no dejará crear documentos en cuanto los campos obligatorios estén diligenciados.

A continuación se detalla los campos que deben ser llenados:

Campo	Descripción
Code	Elija un código único para el campo
Name	Debe escribir el nombre interno del campo que desea colocar como obligatorio. En caso de no saber el nombre puede consultarlo dirigiéndose a: Barra de herramientas – Visualizar – Información del Sistema, u oprimir las teclas Ctrl + Shift + I. Una vez hecho esto coloque el puntero de mouse sobre el campo y en la parte inferior de SAP Business One, aparecerá el nombre interno del campo: Ejemplo:
Tipo de Columna	Deberá seleccionar el tipo campo según las tres opciones que aparecerán una vez haga clic en esta columna. El tipo de dato deber ser acorde a como se muestra en el formulario de legalizaciones. Seleccione: Edit: En caso que pueda digitar un número, letra, o fecha cualquiera en el campo. Combo: En caso que al hacer clic en el campo aparezca una lista de opciones. Check: En caso que el campo deba ser seleccionado, ejemplo:
Descripción	Deberá digitar el nombre del campo que aparece en el formulario de legalizaciones.

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