Errores

MEDIOS MAGNETICOS ›› Documento de Instrucción ››

Errores

MEDIOS MAGNETICOS ›› Documento de Instrucción ››

A modo preventivo, es recomendable ejecutar las consultas anexas, las cuales permiten identificar errores cometidos al momento de realizar registros directos en el diario (Campo InfoCo01) y errores en los dígitos de verificación de los NITs creados. Para esto se debe utilizar la siguiente ruta: Informes → Medios Magnéticos → Errores.

Inconsistencias asientos

Permite consultar transacciones con inconsistencias en Retenciones e Impuestos en un rango de fechas para los formatos 1001, 1003, 1005 y 1006. Adicional identificar transacciones con inconsistencias en el campo InfoCo01 y consultar facturas canceladas en el mismo rango de fechas indicado por el usuario.

A continuación se presenta una descripción de los campos, en la siguiente tabla para la columna "R/O", "R" = Requerido y "O" = Opcional:

Campo	Descripción	R/O
Fecha desde	Permite seleccionar la fecha inicial desde la cual se quieren visualizar las inconsistencias o documentos cancelados	R
Fecha Hasta	Permite seleccionar la fecha final desde la cual se quieren visualizar las inconsistencias o documentos cancelados	R
Formato	Permite seleccionar el formato 1001, 1003, 1005 o 1006 para visualizar las inconsistencias relacionadas con retenciones o impuestos.	R
Concepto	Permite seleccionar el concepto asociado al formato, para visualizar las inconsistencias relacionadas con retenciones o impuestos.	R

Al ejecutar la consulta se despliegan las diferentes inconsistencias encontradas, en caso de existir errores se le permitirá al usuario consultar cada transacción y efectuar las modificaciones del caso.

Campo InfoCo01 vacío o erróneo

En la version 20180601 se adiciona un campo en la pestaña de Infoco01 en esta columna puede actualizar el asiento automaticamente, solo ingresando el infoco01, sin tener que ingresar a cada asiento contable.

también puede actualizarlo copiando desde Excel pero se debe tener en cuenta que no se pueden dejar líneas en blanco, si no desea actualizar una línea debe colocar NA

Actualización Tipo Notas Crédito.

Identifica según un rango de fechas, aquellos asientos de diario relacionadas a las notas de crédito de anulación en ventas, y actualiza el campo InfoCo03 (Tipo MM) como ingreso, para registrarlo en Medios Magnéticos como un ingreso negativo y no como una devolución.

En la extracción de medios magnéticos el monto sera tomado como un ingreso negativo, si en el registro de diario el Tipo MM se deja como "normal" este ingreso se visualizara en la extracción como una devolución.

Tipo Persona NIT

Permite identificar socios de negocios con inconsistencias en el tipo de persona, según la relación al NIT.

Actividad Económica

Permite identificar aquellos socios de negocio que no tienen definida una actividad económica en los campos de usuario.

Bases y Códigos

Permite identificar las transacciones que utilizan las cuentas de retenciones o de IVA, que no cuentan con la información de Socio de Negocios, Base de retención, Código retención y Tarifa retención. Para esto se debe utilizar la siguiente ruta: Informes → Medios Magnéticos → Errores → Bases y Códigos

Las transacciones de IVA, identificadas mediante este informe, deben utilizar los mismos campos de la reclasificación de IVA. Los Códigos de IVA no son traídos en la búsqueda formateada de los códigos de retención y deben ser digitados por el usuario.

Dígitos de verificación

Permite identificar los dígitos de verificación con inconsistencias y que deben ser corregidos. Para esto se debe utilizar la siguiente ruta: Informes → Medios Magnéticos > Errores > dígitos de verificación.

Al seleccionar esta opción, se despliega un formulario donde de existir errores en dígitos de verificación de algún NIT se le permitirá al usuario consultarlo y efectuar las modificaciones del caso.

ACTUALIZACION AUTOMATICA - INCONSISTENCIAS ASIENTOS

El informe de error por inconsistencias de asientos permite actualizar automáticamente los asientos diarios que tengan error de bases, códigos y tarifas de retención, de acuerdo a los códigos de impuestos y códigos fiscales configurados en Gestión < Definiciones < Finanzas < Impuestos < Códigos fiscales-Retención de Impuestos

Se tomará como fuente de información las cuentas configuradas en configuración de medios magnéticos.

Generación del informe

El informe se encuentra en la ruta Informes < Medios Magnéticos < Errores < Inconsistencias asientos

Se deben diligenciar los campos fecha desde, fecha hasta, formato y concepto (obligatorios) y dar clic en el botón consultar

Seleccionar la opción Actualizar Automática y dar Aceptar al aviso

Advertencia: Al dar clic en el botón aceptar del mensaje del sistema se actualizará la información de base, tarifa y código de forma automática sobre aquellos registros de diario que se presenten en el informe basados en la configuración de retenciones e impuestos del sistema. Valide que los registros presentados deban actualizarse bajo este ejercicio antes de ejecutarlo.

Creado con el Personal Edition de HelpNDoc: Crear fácilmente documentación para iPhone