Recomendaciones a la hora de implementar un software de gestión empresarial

Por: Benjamín Archila, Gerente General Consensus Colombia

La implementación de un Software de Gestión Empresarial se ha convertido en una estrategia  de gran valor para los procesos organizacionales, motivo por el que es necesario escoger la aplicación correcta para, de esta manera, optimizar tareas como las de contabilidad, planificación, gestión de proyectos, actividades de tipo operativo o de comunicación con clientes, proveedores y personal. Encontrar la herramienta adecuada se puede convertir en un proceso complicado cuando se trata de conjugar su coste con su amortización. Actualmente, el mercado ofrece una gran variedad de opciones a precios diversos, pero las compañías deben ser conscientes de elegir la que mejor se ajuste a sus necesidades.

Es fundamental que los empresarios conozcan a profundidad cuáles son los grandes beneficios que trae consigo la adquisición de herramientas como SAP Business One para que pierdan el miedo y se animen a implementarla en sus negocios. La mayoría de Software de Gestión de Negocios tienen en común varios beneficios: integración de la información contable y financiera, agilidad en el proceso comercial, estandarización y mayor agilidad en los procesos, y una evidente mejora en la administración del inventario, sin embargo, es esencial contar con una asesoría y un acompañamiento en el proceso y así eviten adquirir servicios que no les van a funcionar.

Más de 45.000 empresas, en más de 150 países, se han sumado a la iniciativa de implementar SAP Business One en sus procesos. En el caso de Colombia existen empresas, casos de éxito, que tuvieron que pasar por algunos tropiezos antes de encontrar  una herramienta que les generara resultados favorables, como Comestibles Ricos S.A., líderes de la producción de snacks o pasabocas en Colombia, que cuentan con marcas reconocidas como Súper Ricas y Todo Rico. En principio, la compañía no se percató de buscar la asesoría necesaria y, por lo tanto, uso de la herramienta les significó contar con un equipo de trabajo especializado para hacer el respectivo mantenimiento. Por otro lado, no les proporcionaba información en tiempo real, la integración entre los módulos de logística, ventas, contabilidad, financiera no concordaba y esto recaía en las cifras que se arrojaban por áreas. La información era errónea y no les permitía tomar decisiones adecuadas en el momento que se requería, lo que les generó una involución en sus procesos. Gracias a la asesoría de Consensus S.A.S,  empresa con más de 700 proyectos exitosos en Colombia y Estados Unidos, decidieron implementar SAP Business One, una plataforma con la que han logrado una optimización importante en los procesos logísticos, facturación y control de inventario en tiempo real, información de ventas al día, reducción de tiempos en los procesamientos y en la agilización de la información, mejores reportes, además la herramienta les permite tener la información financiera al segundo o tercer día después de finalizado el mes, anteriormente debían esperar 15 días para poder tener dichos informes.

“Ahora tenemos una única información y una única verdad, antes por nuestro sistema teníamos diferentes versiones de la realidad, ahora tenemos una única que nos permite trabajar hacia adelante, para esto ha sido muy importante el apoyo de Consensus S.A.S porque siempre nos ha estado colaborando manteniéndonos al día, nos informa de todas las actualizaciones de SAP, nos invitan a convenciones, reuniones y eso permite que haya una buena dinámica en los procesos de mejora internos de la compañía.”. Asegura Juan Andrés Robayo, Coordinador SAP – Comestibles Ricos S.A.

Desde Consensus queremos ayudar a las empresas en crecimiento, en Colombia y Estados Unidos, a aumentar su rentabilidad y a mejorar sus procesos de negocio a través de la herramienta, líder a nivel mundial, llamada SAP Business One. Llevamos más de 28 años trabajando en pro de la industria colombiana y ese ha sido nuestro pilar durante nuestra trayectoria: entregar proyectos exitosos a la luz de la tecnología más grande del mundo, con un equipo de trabajo especializado y altamente competitivo.

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SAP Business One para las empresas del sector Ferretero y Material Eléctrico

Para las empresas ferreteras y de material eléctrico, resulta indispensable apoyarse en soluciones tecnológicas como SAP Business One para dar un paso adelante de sus competidores, estandarizar sus procesos, eliminar re-trabajos, tomar las mejores decisiones y generar información operativa integrada para mantener su competitividad en el mercado y crecer cada día más.

¿Cómo ayuda SAP Business One a las empresas ferreteras y de material eléctrico?

  • Certeza en inventarios

Gestionar el inventario de una empresa ferretera y de material eléctrico puede ser complicado, pues a menudo suelen presentarse obstáculos como desconocimiento de la disponibilidad en artículos, inventario excesivo, situaciones fuera de stock, falta de integración entre almacén y costos, entre otros, lo cual, sin duda, afecta el crecimiento y productividad del negocio. SAP Business One permite a las empresas de esta industria contar con información confiable del stock en la totalidad de tus almacenes con representaciones en tiempo real de los costos para un mejor control y planeación de los inventarios.

  • Mejora en planificación

Aunque cada día surgen millones de negocios en el mundo, son realmente muy pocos los que logran una planificación adecuada y eficiente que les permita operar sin problemas ni contratiempos. Cuando los negocios o empresas ferreteras y de material eléctrico se apoyan en soluciones como SAP Business One son capaces de optimizar sus procesos de abastecimiento, disminuir significativamente los días de inventarios y los costos asociados a tenerlo y además, reducir los gastos relacionados con las compras de emergencia.

  • Control de proceso y ventas
Con SAP Business One los negocios son capaces de manejar sus procesos de venta desde el principio hasta el final. Además, cuentan con información relevante y control de márgenes, descuentos y adeudos de los clientes en tiempo real que les permite mejorar sus servicios e incrementar sus márgenes de ventas significativamente.
  • Solución integral para el negocio

SAP Business One logra que los diferentes procesos administrativos y operativos de las empresas ferreteras y de material eléctrico se encuentren optimizados e integrados en una misma solución. SAP Business One logra que puedan operar de una forma mucho más eficiente bajo un mismo sistema que concentra toda la información y al mismo tiempo la integra con las herramientas utilizadas en el día a día (Excel, PDF, Email, Outlook)

  • Toma de decisiones

Las tecnologías como SAP Business One resultan muy valiosas porque permiten obtener información operativa y financiera, procesar y almacenar datos al instante que les permite a los ejecutivos tomar decisiones mucho más informadas, incluso por medios móviles. De igual manera, la plataforma de SAP Business One permite establecer reglas de negocio dentro de las empresas que permiten mantener un mayor control a través de diversas alertas y autorizaciones que pueden configurarse fácilmente.

Los empresarios PyMEs deben ser conscientes de que, al entender los beneficios de las tecnologías, pueden obtener ventajas antes reservadas solo para las grandes empresas que  sirven como motor de innovación en sus negocios y de mejora significativa en la eficiencia de sus procesos.

SAP Business One puede lograr que su negocio lleve su productividad a niveles nunca antes alcanzados. Las empresas ferreteras y de material eléctrico pueden contar con amplias funcionalidades que han sido diseñadas especialmente para cubrir sus necesidades. ¡Pregúntenos cómo!

La transformación digital: una realidad para las PyMEs

Fuente: SMB Group y SAP (2017)

Si el diccionario de la Real Academia Española tuviera que elegir la “palabra del año” en el ámbito empresarial y de TI, el término “transformación” sería sin duda uno de los mejores candidatos. En el ámbito empresarial, prácticamente todo el mundo sabe que nos encontramos en medio de una “transformación digital” provocada por la explosión de los datos empresariales, la proliferación y la conectividad de potentes ordenadores y dispositivos inteligentes, y la creciente sofisticación de las aplicaciones de software y de los servicios basados en la nube.

La mayoría de responsables de la toma de decisiones en las pequeñas y medianas empresas (pymes) han comprendido que deben adaptarse a estas nuevas realidades: El 65 % de las pymes cree que las soluciones tecnológicas contribuyen a mejorar significativamente los resultados empresariales, así como a gestionar mejor sus empresas. No obstante, aunque las pymes desean utilizar la tecnología para mejorar y transformar sus empresas, muchas de ellas tienen dificultades a la hora de determinar la mejor fórmula para lograr estos objetivos. Pero a fin de descifrar las claves del concepto todavía confuso de la transformación digital deben analizarse los principales resultados empresariales que esta nueva tendencia permite obtener:

• Nuevas experiencias de cliente
• Generación de flujos de valor nuevos o mejorados
• Creación de nuevos modelos empresariales

Analizaremos cómo las pymes deben adaptar sus empresas para seguir el ritmo de las nuevas tecnologías y de las crecientes expectativas de los clientes. Profundizaremos en cada uno de los componentes de la transformación digital y conoceremos cómo las pymes están acelerando y ofreciendo soporte a las iniciativas de transformación digital y empresarial gracias a la solución empresarial integrada de SAP para las pymes: SAP Business One, versión para SAP HANA.

La visión de las pymes sobre la relación entre la tecnología y sus empresas

Estadisticas

Grupo de pymes, 2017, estrategias de las pymes para el estudio de mercado, empresas con 1–249 empleados

NUEVAS EXPERIENCIAS DE CLIENTE MEJORADAS

La mejora de las experiencias de cliente es el elemento central de prácticamente cualquier iniciativa de transformación digital/empresarial.

En un mundo totalmente digital, los clientes esperan una capacidad de respuesta prácticamente instantánea. Cada vez más, desean que las interacciones empresariales se adapten a sus intereses personales, historiales de compra y necesidades individuales. No obstante, si una empresa utiliza soluciones puntuales desconectadas, hojas de cálculo o soluciones propias obsoletas, será muy difícil cumplir estas expectativas, especialmente si hablamos de una empresa en crecimiento. Para seguir el ritmo de las expectativas del cliente, las empresas deben disponer de una visión unificada de dicho cliente.

Los equipos de contabilidad, ventas y marketing, servicio y asistencia al cliente deben ser capaces de acceder y compartir una visión coherente y actual de los datos de los clientes con el objetivo de proporcionar a cada cliente una experiencia positiva, desde el marketing hasta el servicio de atención al cliente. Las pymes necesitan una solución de gestión empresarial integrada y multifunción que les proporcione la base necesaria para mejorar la experiencia del cliente.

Cuando los procesos están conectados y automatizados, las empresas pueden lograr los siguientes objetivos:

• Crear procesos con más capacidad de respuesta, más eficientes y conectados, tanto para gestionar los pedidos entrantes como para automatizar el inventario, el embalaje y la entrega.

• Adaptar los niveles de inventario a la cambiante demanda de los clientes para garantizar la disponibilidad del producto y la satisfacción de dichos clientes.

• Visualizar el historial de compras y de soporte de los clientes y utilizar esta información para diseñar ofertas selectivas, resolver rápidamente las reclamaciones o las solicitudes de soporte y, en definitiva, transmitir a cada persona que es un cliente conocido y valorado.

CREACIÓN DE UN NUEVO VALOR

Las empresas tienen muchas formas de crear nuevos flujos de valor y de mejorar sus resultados. La “transformación” en este escenario es importante: desde la creación de nuevos productos o servicios hasta la simple modificación de los procesos existentes con el objetivo de ganar eficiencia y rentabilidad.

La implementación de las mejoras en la eficiencia es un requisito previo para la adaptación y el crecimiento de la empresa, y esta debería constituir un objetivo de referencia para cualquier pyme. Además, las empresas también pueden intentar añadir valor gracias al uso de otras estrategias, como por ejemplo:
• Añadir un nuevo canal de ventas (p. ej., una tienda online, nuevos socios de ventas, nuevas ubicaciones de minoristas).
• Introducirse en un nuevo mercado geográfico.
• Crear nuevos productos y/u ofertas de servicios.
• Diversificar entre sectores empresariales complementarios, ya sea gracias al crecimiento orgánico o a través de las fusiones y las adquisiciones.
• Fabricar productos de mejor calidad o suministrar servicios muy demandados, permitiendo a las empresas aplicar precios prémium y aumentar sus márgenes de beneficio.

Si una empresa no dispone de un paquete de aplicaciones empresariales flexible, escalable y altamente automatizado, será muy complicado que pueda mantenerse en esa situación y se verá obligada a valorar las oportunidades que pueden añadir valor a su empresa. Una solución de gestión empresarial unificada allana el camino para alcanzar estos objetivos, tanto si se trata simplemente de ganar eficiencia como de arriesgarse con proyectos más ambiciosos.

LA TRANSFORMACIÓN DIGITAL CREA OPORTUNIDADES DE NUEVOS MODELOS EMPRESARIALES

No solo los disruptores de mercado más conocidos, como Uber y Airbnb, están utilizando las tecnologías digitales para desarrollar modelos empresariales innovadores. Las pymes también están accediendo a estas herramientas con el objetivo de introducir nuevos modelos empresariales en los mercados existentes o de liderar nuevas categorías de productos y servicios.

Para lanzar nuevos modelos empresariales, tanto los directivos como los empleados necesitan tiempo y ancho de banda que les permitan materializar sus esfuerzos. Las soluciones empresariales integradas como SAP Business One, versión para SAP HANA, ayudan a las pymes a integrar y automatizar los procesos que, de otro modo, requerirían una gran inversión tanto de tiempo como de esfuerzo del personal.

Una vez liberados de las monótonas tareas rutinarias, los empleados pueden centrarse en aplicar sus habilidades y su creatividad para poner en marcha innovaciones y avances empresariales.

Estos sistemas también proporcionan una base sólida para que las nuevas ideas de modelos empresariales se conviertan en operaciones en el mundo real. Para ello, se requieren funciones basadas en software avanzadas e integradas de contabilidad, inventario, ventas y marketing o CRM entre otras.

De hecho, en un mundo digital y en transformación, las TI y la empresa constituyen las dos caras de la misma moneda. Sin duda, la transformación empresarial en masa que se está produciendo hoy en día no habría sido posible si no fuera por la tecnología digital de transformación que la respalda.

 

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¿Los colombianos saben cuáles son los beneficios de la Factura Electrónica?

Vía → http://bit.ly/2nh6HiH (Technocio)

Para las empresas ya no es tema ajeno todo lo que abarca la implementación de Facturación electrónica; el 2018 trae consigo el reto para los empresarios de contribuir con la unificación del lenguaje de la facturación en el país. Actualmente se puede observar que se sigue presentando aprensión dentro de algunas compañías, sigue habiendo grietas en la información y existe aún cierto desconocimiento, muchos asocian esta implementación con pagos de nuevos impuestos y desde Consensus queremos que los empresarios entiendan que por el contrario, la facturación electrónica trae muchos beneficios, por esta razón brindamos algunas recomendaciones que serán clave para aquellos a los que por ley, les quedan unos meses más para dar cumplimiento al Decreto 2242 de la DIAN, entidad que puso en marcha el proceso de masificación de este nuevo modelo que obliga a las empresas a iniciar la adaptación de esta nueva tecnología dentro de su compañía y así mismo la respectiva capacitación de personal para lograr dar cumplimiento.

“Es fundamental que las empresas busquen asesoría y hagan una revisión detallada de su modelo de negocio para evaluar cómo, con la entrega en línea de la factura, se va a ver afectado su modelo de compra o de venta, además de establecer una comunicación con sus proveedores y clientes para conseguir una automatización del proceso de recepción, contabilización y pago” afirma Benjamín Archila, Gerente General de Consensus Colombia.

¿Es claro para usted que la Factura Electrónica es obligatoria?

Es claro que no a todas las empresas les tocó culminar dicha implementación iniciando este año, solo a los grandes contribuyentes, pero para muchos no es claro que la implementación de la factura es algo serio y delicado y los empresarios deben estar al tanto de que el hecho de no cumplir con la medida los expone a  sanciones (establecidas en el artículo 651 del Estatuto Tributario). El pazo máximo obligatorio para dar cumplimiento a este nuevo modelo es enero de 2019. Quedan unos meses más para comenzar este proceso pero desde Consensus se recomienda hacerlo con suficiente tiempo para evitar futuras sanciones, 6 meses son el tiempo clave que una empresa se puede tomar para habilitar esta implementación.

¿Sabe usted quiénes estarán obligados a facturar electrónicamente?

– Todas las empresas que en Colombia son clasificados como Grandes Contribuyentes y aquellas empresas seleccionados paulatinamente a través de resoluciones de la DIAN.

– Aquellas empresas que cuentan con un total de 6 meses para habilitarse como facturadores electrónicos. 3 meses que les otorga el decreto 2242 y 3 meses adicionales que les da el estatuto tributario.

Voluntarios

– Aquellas empresas que quieran remplazar ya el sistema de facturación manual o por computador y empezar a facturar electrónicamente, tendrán un total de 6 meses para habilitarse como facturadores electrónicos.

¿Cuáles son los beneficios para las empresas que implementarán facturación electrónica?

Esta implementación beneficia tanto al estado como al empresario pero también al consumidor:

Estado:

– Permitirá la modernización del  recaudo de impuestos y así evitar su evasión.

Empresas:

– Mejora la relación con clientes y proveedores

– Genera transparencia y trazabilidad

– Factoring electrónico

– Cumplimiento de las obligaciones tributarias

– Responsabilidad ambiental empresarial

– Reducción de costos de emisión, envío y almacenamiento de facturas

– Aumento de la eficiencia

– Reducción de trabajo administrativo

– Optimización y agilidad en los procesos de negocio.

Consumidor

– Gracias a que el recibo que le entregarán al consumidor al momento de hacer una compra va a ser digital, esto le permitirá automatizar su proceso de contabilidad y en un futuro gracias a aplicaciones podrá saber cuánto ha gastado y cuánto le queda y así podrá llevar un mejor control de sus ingresos.

¿Cuáles serán los cambios en prácticas empresariales?

Después de implementada la facturación dentro de las compañías estas van a empezar a notar un cambio en algunas de las prácticas que normalmente realizaban dentro de sus empresas, estas son algunas:

– No va a ser posible guardar un consecutivo

– Cada anulación es una nota crédito

– Información actualizada y veraz de clientes y proveedores

– No va a ser posible facturar extemporáneamente

– No va a ser posible rechazar facturas en el tiempo determinado

– No va a ser posible reutilizar consecutivos

¿Qué pasos debe seguir para implementar la Factura Electrónica?

1. Implementar la Factura Electrónica es un “PROYECTO DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS”, lo que implica que la alta gerencia asigne un equipo interdisciplinario interno para revisar su impacto en el modelo de negocio.

2. Las empresas tendrán que realizar cambios significativos en sus procesos y tecnología con que administran sus empresas.

3. El tiempo pasa muy rápido y puede ser muy poco tiempo para realizar los cambios y cumplir las fechas definidas por la DIAN.

4. El Objetivo final es el de recibir facturas y que ingresen automáticamente a los sistemas de información empresarial.

Es importante contar con un proveedor tecnológico que facilite la implementación de la facturación electrónica en Colombia, esto le garantizará a la compañía desarrollar procesos organizados y reglamentados. La Integración con SAP Business One permite ofrecer a los clientes de Consensus un módulo de facturación y colaboración que permite la emisión y recepción de facturas y documentos electrónicos, esto garantizará una completa trazabilidad, seguridad y seguimiento que se regirán dentro del pleno cumplimiento con la normativa legal vigente definida por la DIAN.

Capacitación: clave para mejorar la productividad en una PyME

24/07/2017

Las PyMEs han cambiado su esquema y su visión sobre el concepto de capacitación, y se están convenciendo de que es una práctica necesaria y un elemento que les ayuda a ser más productivos y competitivos ya que hoy en día uno de sus principales objetivos es luchar por satisfacer las necesidades reales de su empresa, que les permitan abastecer las demandas de sus clientes y potenciales clientes; para esto es vital entender los escenarios a los que se afrontan para identificar las herramientas tecnológicas necesarias que les facilitarán el dinamismo antes los cambios constantes del mercado local e Internacional.

Según datos del Dane, en Colombia hay alrededor de 2,5 millones de PyMEs y generan, en cifras aproximadas, al menos el 67% del empleo en nuestro país. Actualmente, uno de los retos más importantes para estas empresas es convertirse en negocios competitivos y que tengan las herramientas para satisfacer las necesidades de sus clientes y de su público objetivo. Por aportar cerca del 28% del PIB de nuestro país (Dane, 2017), deben entender los escenarios a los que se enfrentan, para identificar las herramientas tecnológicas necesarias que les facilitarán el dinamismo antes los cambios constantes del mercado local e internacional.

Es vital que los empresarios se mantengan en constante actualización, con el objetivo de entender, enfrentar y solventar los efectos de las diversas actividades económicas para, de esta manera, generar valor agregado en la organización, para esto existen ofertas en el mercado que se adecúan dependiendo el tipo y la necesidad de cada empresa, desde la experiencia de Consensus, aconsejamos a las PyMEs mantenerse en constante aprendizaje y capacitación para adquirir las herramientas claves que formen a su personal en el manejo de sistemas de información como SAP Business One. Con el uso de estas herramientas lograrán dar respuesta a los requerimientos y exigencias técnicas actuales de las áreas administrativas, financieras, logística y manufactura. Hoy en día, más 1.200 PyMEs y más de 12.000 usuarios en el país utilizan SAP Business One como su plataforma de negocios e información, que ayudan a mejorar los niveles de eficiencia y optimización de sus procesos, situación que obliga al país a formar y cualificar personal experto en el manejo de la herramienta.

Diplomados como el que estamos brindando a las PyMEs colombianas, junto a la corporación Universitaria UNITEC, sirven a los empresarios para formarse y aprender sobre herramientas que le serán de gran utilidad dentro de sus compañías, como el software tipo ERP denominado SAP Business One versión 9.2 basado en la academia de producto dispuesta por SAP; el objetivo del Diplomado es formar funcionalmente más profesionales y/o tecnólogos calificados que, además, sean expertos en el software SAP Business One.

Las PyMEs que decidieron implementar capacitaciones y educación continua para sus colaboradores, podrán tener la experiencia de conocer y manejar herramientas que los pondrá en una posición privilegiada en el mercado laboral. Este tipo de capacitaciones o diplomados generan un incremento de la productividad y calidad de trabajo, garantizan un aumento en la rentabilidad de la organización, permite el desarrollo y mejora dentro de las organizaciones en las áreas financiera-administrativa, logrando altos niveles de competitividad de tal manera que logren incrementar rentabilidad, reducir costos, facilitar control y toma de decisiones.

Los empresarios que hagan parte de este Diplomado recibirán por parte de SAP un certificado oficial por parte de SAP University Alliances, los manuales oficiales de SAP Business One, acceso al servidor oficial de SAP Business One y un certificado de asistencia otorgado por la Corporación Universitaria – Unitec – y Consensus. El plazo máximo de inscripción para el próximo diplomado es hasta el viernes 21 de julio. Para más información, haga clic aquí: http://consensussa.net/news/2016/diplomado-sb1/diplomado-sap.html