Campo

Descripción

Código responsable

Seleccione el socio de negocios responsable de la legalización, puede utilizar la tecla TAB para visualizarlos, si conoce el código lo puede digitar.

Responsable Legalización

El sistema trae el nombre de la persona responsable, este campo es informativo para saber a quién se generará la cuenta por pagar por el total del rembolso de caja menor.

Cuenta puente

Se debe seleccionar la cuenta de mayor en la cual se van a acumular los valores pagados por cada concepto de gastos de caja menor aplicados, puede utilizar la tecla TAB para seleccionarla.

Siempre se mostrará cuenta configurada previamente, pero si se desea puede ser diferente a la parametrizada

Nombre cuenta puente

Una vez seleccionada la cuenta, el sistema trae el nombre; este campo es informativo.

Serie facturas acreedores

Debe seleccionar la serie de las facturas de proveedores que va a utilizar para la contabilización de los gastos realizados en el rembolso.

Serie pagos efectuados

Seleccione la serie de los pagos efectuados que va a utilizar para la cancelación de las facturas causadas.

Fecha de contabilización

Digite la fecha en la cual se realizará la contabilización del documento. La fecha del documento también será la especificada en este campo. Es preferible llenar este campo antes de crear un documento de línea en caso de que se desee agregar una cantidad considerable de líneas (más de 30).

Moneda

En este campo se carga automáticamente la moneda del socio de negocios, si el socio es multimoneda, se puede elegir qué moneda usar en la legalización.

TRM

Este campo se carga automáticamente si la moneda usada en la legalización es la local o la del sistema y no podrá ser modificada, si la moneda es extranjera, se puede modificar la tasa de cambio que se desea usar en la legalización.

Cuenta Asociada

Digite la cuenta asociada con la que quiera crear la factura al responsable. (A partir de la versión 20130801, este campo es obligatorio a la hora de crear la factura final de la legalización).

No. Legalización

Muestra el número de la legalización que se esta creando.

Estado

Muestra si la caja menor se encuentra en proceso de creación o ya se concluyo. (Abierta – cerrada)

La legalización estará en estado Abierta mientras no que no se haya creado la factura final Preliminar o Definitiva, en caso que sólo se haya creado la factura preliminar la legalización podrá ser reabierta con la opción “Reabrir Legalización” del botón secundario del ratón.

Factura Acreedores y Factura Preliminar

Al momento de crear la legalización, al usuario se le pregunta se desea generar la factura definitiva o una preliminar.

Se recomienda siempre crear el documento como preliminar para su revisión y así asegurar que la información sea la correcta, ya que no será posible corregir información una vez creada la factura final al responsable.

Crear Documento Final

Una vez creadas todas las líneas (gastos) de la legalización se procederá con la creación del documento final al responsable, utilice este botón para tal acción.

Parametrizaciones de formulario

Al oprimir este botón tendrá la posibilidad de alimentar masivamente los centros de costos y proyectos en las líneas, también a medida que vaya digitando la información en la líneas, la información que esté en parametrizaciones de formulario se irá alimentando automáticamente.