Alcance

Guiar al usuario en la utilización del add-on Medios Magnéticos, funcionalidad agregada en la localización SAP Business One, la cual permitirá al usuario realizar las modificaciones en los campos de los diferentes formularios y menús de SAP Business One, adicionados por la aplicación de Medios Magnéticos incluida en la localización, así como la adecuación de estos a la normatividad tributaria colombiana. Los medios magnéticos no pueden diligenciarse al final del año. Las bases de datos deben ser estructuradas (parametrizadas) en todas las transacciones desde su origen o captura. Por tanto el sistema de información que soporta la contabilidad cada vez más debe estar técnicamente preparado para disponer en cualquier momento y no al final del año de todos y cada uno de los reportes exigidos.

Utilidad del AddIn

Esta herramienta facilita la generación de reportes que apoyan el cumplimiento de algunos artículos de la Resolución Número 000112 (29-10-2015 de 2015 ) emitida por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN para el año gravable 2016, cabe aclarar que los reportes generados están basados en los registros de diario generados por los documentos de marketing (Facturas de Compra y Venta, Notas Crédito y Débito, Pagos Efectuados y Recibidos, Facturas de Anticipo) y la información ingresada manualmente a través de registros en el diario utilizando cuentas no asociadas que requieran tercero (Campo InfoCo02 ) y estén utilizando el campo InfoCo01, y demás campos creados para realizar la reclasificación de retenciones.

Los formatos establecidos en el Titulo VIII de dicha resolución que están dentro del Alcance del AddIn Medios Magnéticos son los siguientes:

1. Formato 1001 Versión 9: (Información de pagos o abonos en cuenta de retenciones en la fuente aplicadas)

Muestra la totalidad de transacciones que contengan la cuenta configurada para el formato 1001, ya sean utilizadas en Documentos de Marketing o Registros de Diario que utilicen el campo InfoCo01.

A fin de identificar y reportar en la columna correspondiente el tipo de retención practicada en compras, es necesario seleccionar y asignar el tipo de retención en la columna “Tipo Ret MM”. En la tabla definición de códigos de retención de impuestos, ubicada en la ruta Gestión – Definiciones – Finanzas – Impuestos – Retención de impuestos

Puesto que SAP no hace diferenciación sobre las retenciones correspondientes a cada línea facturada en el documento, los montos correspondientes a las retenciones practicadas son ponderados a fin de reportar las retenciones correspondientes a cada línea del documento.

Para el caso de los conceptos 5007 y 5008, Compra de activos movibles y fijos respectivamente, Cuando se trata de artículos inventariables, es necesario configurar la cuenta del activo y la cuenta de dotación, a fin que la funcionalidad muestre lo registrado en la entrega (Activo) y las retenciones realizadas por la compra (Factura).

Para el concepto 5062, Autorretenciones por Cree, es necesario ingresar el código de la Autorretención en la configuración de cuentas de Medios Magnéticos, además en la tabla de retenciones debe asignarse al código de Retención los atributos de Retención CREE y Tipo de Retención MM como practicada o asumida.

2. Formato 1003 Versión 7 (Información de retenciones en la fuente que le practicaron).

Muestra la totalidad de transacciones que contengan las cuentas configuradas para el formato 1003, ya sean utilizadas en Documentos de Marketing o Registros de Diario que utilicen los campos: InfoCo01, Base retención, Código retención y Tarifa retención.

Para el concepto 1300, Imp. Renta para la Equidad CREE, el código de la retención debe configurarse como Tipo Retención Autorretención y con atributo de Retención CREE.

Si la Retención asignada en la configuración no cumple con los requerimientos estipulados, se genera un mensaje de advertencia que no permite terminar con la configuración del concepto.

Estos campos no aplican para retenciones de Tipo IVA.

3. Formato 1007 Versión 8 (Información de ingresos recibidos en el año)

Muestra la totalidad de transacciones que contengan las cuentas configuradas para el formato 1007, ya sean utilizadas en Documentos de Marketing o Registros de Diario que utilicen el campo InfoCo01. La funcionalidad tomara todos los ingresos como propio, a menos que se especifique la fuente del ingreso en la columna “Tipo Ingreso” en la configuración del formato.

4. Formato 1005 Versión 7 (Información del impuesto sobre las ventas descontable)

5. Formato 1006 Versión 8 (Información sobre las ventas generado)

Muestra la totalidad de las transacciones que contengan las cuentas configuradas para el formato 1005 y 106, ya sean utilizadas en Documentos de Marketing o en registros de diario que utilicen los campos InfoCo01, Base retención , Código retención y Tarifa retención.

Estos campos aplican para Medios Magnéticos y no se reflejarán en otros informes de IVA.

Para reportar los Formatos de IVA, se debe utilizar el concepto creado por la localización, este concepto no se debe modificar para la correcta generación de los Formatos.

6. Formato 1009 Versión 7 (Información del saldo de los pasivos)

Muestra la totalidad de transacciones que contengan las cuentas configuradas para el formato 1009, ya sean utilizadas en documentos de Marketing o registros de diario que utilicen el campo InfoCo01.

7. Formato 1008 Versión 7 (Información de los deudores de créditos activos)

Muestra la totalidad de transacciones que contengan las cuentas configuradas para el formato 1008, ya sean utilizadas en Documentos de Marketing o registros de diario que utilicen el campo InfoCo01

8. Formato 1010 Versión 9 (Información de socios, accionistas y/o cooperados)

Muestra la totalidad de transacciones que contengan las cuentas configuradas para el formato 1010, ya sean utilizadas en Documentos de Marketing o registros de diario que utilicen el campo InfoCo01

9. Formato 1011 Versión 6 (Información de las declaraciones tributarias)

Muestra la totalidad de transacciones que contengan las cuentas configuradas para el formato 1011, ya sean utilizadas en Documentos de Marketing o registros de diario que utilicen el campo InfoCo01

10. Formato 1012 Versión 7 (Información de las declaraciones tributarias, acciones y aportes e inversiones en bonos, certificados, títulos y demás inversiones tributarias)

Muestra la totalidad de transacciones que contengan las cuentas configuradas para el formato 1012, ya sean utilizadas en Documentos de Marketing o registros de diario que utilicen el campo InfoCo01.

Actividades

Parametrizaciones de Socios de Negocio (SN)
Configuración de medios magnéticos
Extracción e identificación de la fuente de información externa e interna
Modificación en formatos y conceptos
Aplicación de cuantías mínimas y socios del exterior
Generación de reportes para medios magnéticos
Generación de archivo para Medios Magnéticos Distritales

Prerrequisitos

Configuración de la información básica de los Socios de Negocio y las retenciones correspondientes.
Creación reclasificaciones de retenciones (add-in terceros).
Ningún tipo de información que se reporte debe tener caracteres especiales tales como: “`´, > <,{ }, entre otros.
Realizar la configuración de Parámetros de Conexión para rendimiento de reportes como se indica en el tema de informes por terceros - Configuración de Rendimiento para reportes.

Ruta de Menú

Utilizar la siguiente ruta del menú principal o en la barra superior la opción módulos para iniciar la operación. Ir a

Parametrizaciones

Herramientas > Tablas de usuario > BPCO_MMFM - BPCO Formato MM.
Herramientas > Tablas de usuario > BPCO_MMCO - BPCO concepto MM
Herramientas > Tablas de usuario > BPCO_MM_EXT – BPCO Medio Magnético Externos
Socios de Negocios > Datos Maestros Socios de Negocios

Rutas del proceso

Finanzas > Asiento.
Informes > Medios magnéticos > configuración
Informes > Medios Magnéticos > Extracción
Informes > Medios Magnéticos > Modificación de medios magnéticos,
Informes > Medios Magnéticos > Aplicación de cuantía mínima y socios del exterior
Informes > Medios Magnéticos > Generar archivos XML
Informes > Medios Magnéticos > Errores

Procesos que intervienen

Estándar B1

(Inputs)

Datos maestros Socios de negocio (SN)
Registros en el diario
Medios magnéticos externos

AddIn

(Outputs)

Generación de archivo XML

Errores Típicos

No emplear los campos InfoCo01 y InfoCo02 para las cuentas no asociadas que requieren SN.
En el formulario Configuración Medios Magnéticos al seleccionar los formatos correspondientes a retenciones e impuestos, los usuarios olvidan definir los códigos de retenciones e IVA para cada cuenta relacionada, lo cual impide en el proceso de extracción y reportar la información de estas operaciones.
Para generar los Medios Magnéticos Distritales no se pueden tener generados Formatos y Conceptos de retenciones para Medios Magnéticos Nacionales, es decir solo se pueden extraer los Nacionales o los Distritales, pero ambos no.

Temas sin alcance

En la tabla de medios externos no se validan socios de negocio inexistentes
No se soportan Formatos de medios magnéticos que no estén dentro del alcance de la herramienta.
De acuerdo a la resolución 000228 (31-10-2013) se establece que, la presentación de resultados en Formato CSV y los cambios respecto a periodos de corte para presentación de información Exógena, aplican para el año gravable 2014.

A partir de la actualización 20160301 el formato 5001 no sera soportado.

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