Alcance

Información Importante

Apartir de la versión 20120401 del AddOn Best Practices, queda disponible para los usuarios finales el AddIn2Legalizaciones.

Puntos a tener en cuenta respecto a la versión anterior del AddIn Legalizaciones:

Se permite seguir utilizando la versión anterior.
Únicamente serán soportados aquellos casos en los que la operación de la empresa esté completamente detenida.
Errores y mejoras serán solucionados en la nueva versión del AddIn.

Puntos a tener en cuenta respecto a la nueva versión del AddIn Legalizaciones:

No se pueden utilizar la dos versiones del AddIn Legalizaciones al mismo tiempo.
Una vez se haya migrado a la nueva versión no será posible regresar a la versión anterior.

A partir de la versión 20121001 del AddOn Best Practices, se remueven los links a los antiguos reportes utilizados en la anterior versión (AddInLegalizaciones). Los anteriores reportes fueron reemplazados por un reporte Crystal especificado en los Informes Generales.

A partir de la versión 20151101 se habilita un layout de impresión de la legalización que se esta mistando actualmente en pantalla, para visualizarlo es necesario dar click en el botón Vista preliminar.

El siguiente documento guía al usuario final del Add-In Legalizaciones en la configuración y utilización de este Add-In integrado en el Add-On Best Practices de Colombia y Perú.

Utilidad del AddIn

El AddIn Legalizaciones permite la creación y tratamiento de reembolsos de caja menor a través de SAP Business One, para ello es necesario la previa parametrización y conocimiento de ciertos pasos que serán necesarios para poder crear con éxito el rembolso conocido también como “Legalización”.

Actividades

Parametrizaciones previas en SAP Business One.
Configuración del Add-In Legalizaciones.
Creando un rembolso de Caja Menor.
Creando un rembolso de Caja Menor con Anticipos.
Gestión de Informes.

Ruta del Menú

A continuación se presentan las rutas usadas para acceder a los distintos formularios y documentos que intervienen con la funcionalidad de Legalizaciones

Rutas de Configuración.

Barra de Menús - Herramientas – Ventanas definidas por usuario – OK1_2LE_OBL – CAMPOS OBLIGATORIOS.
Barra de Menús - Herramientas – Herramientas personalización – Campos definidos por usuario – Gestión.
Menú Principal – Finanzas – Legalizaciones – Configuración.

Rutas del Proceso

Compras – Factura de Anticipo de proveedores.
Socios de Negocio - Datos Maestros de Socio de Negocio.
Finanzas – Legalizaciones – Caja Menor/Anticipo.
Finanzas – Legalizaciones – Informes.

Procesos relacionados

Actualización de tipo de cambio (para legalizaciones en diferentes monedas).
Datos maestros de socio de negocio – Asignación de retenciones.
Compras – Facturas en estado Abierto y facturas de Anticipo en estado Abierto.
Gestión de pagos – Pagos Efectuados.
Compras - Facturas de Proveedores.

Consejos útiles

Si el responsable del rembolso de caja menor (Legalización) tiene retenciones asignadas, es recomendable crear la factura final como preliminar para que estas sean tratadas como el usuario que cree la legalización crea conveniente.
A fin de no afectar movimientos habituales de la compañía se recomienda crear como cuenta puente alguna que se encuentra dentro del grupo de cuentas de orden o una cuenta no asociada.
Si en la legalización es necesario digitar una cantidad considerable de líneas, es preferible asignar la Fecha de contabilización para ahorrar tiempos de procesamiento.

Típicos errores

No efectuar el pago de la factura de anticipo antes de realizar la legalización, si no se ha efectuado el pago de dicha factura una vez llamado el responsable de la legalización, no aparecerá tal factura.
No asignar el código de impuesto IVA I-LEG-T0 a la factura de anticipo, si la factura de anticipo no tiene asignado tal código de IVA la factura no aparecerá una vez llamado el responsable de la legalización.
El usuario que crea la legalización no tiene permisos tanto para la creación de facturas como para efectuar los pagos de estas, es necesario que el usuario tengas los dos permisos.
No definir una dirección de pago a los socio de negocios involucrados.
En la utilización del informe de Documentos Duplicados, cuando se cancela una factura, no se modifiquen los comentarios de dicha factura, ocasionando que siga reapareciendo en el mismo.

En ocasiones se presenta un error de matriz en la tabla de Retenciones, este se presenta porque el sistema realiza un calculo de la retención con respecto a la base. Este error no genera inconvenientes tanto en el calculo de las retenciones como en la generación de la legalización.

Es posible que al duplicar una factura y realizar un cambio de moneda no sea posible importar la factura en la legalización, ya que los totales no coinciden, esto se debe a funcionalidad netamente estándar.
Si el campo IFRS se encuentra vacío en las líneas del formulario, es probable que los documentos de línea no se creen correctamente.

A partir de la versión 20140401, se ha integrado una funcionalidad para agrega una linea al digitar el ultimo campo obligatorio(Campo precio por defecto). Si se ubica en dicho campo e intenta dar clic sobre las barras de navegación, el sistema le pedirá una confirmación para crear una nueva linea, tenga en cuenta que este evento es controlado por el estándar SAP y debe ubicarse en un campo diferente al ultimo campo obligatorio de las lineas de legalización.
Al utilizar la opción de "Optimización" e importar facturas, no se debe manipular la información de la linea de legalización; es decir no debe sobrescribir o borrar la información de los campos relacionados con la factura importada.

Temas sin alcance

No se soportan campos de usuario tipo Fecha.
Si la legalización de caja menor o anticipos involucra la compra de inventarios estos no podrán ser registrados si son manejados con series o lotes.
No se soporta condiciones de pago superiores a una cuota, solamente aplica para los operaciones de contado.
No se pueden importar facturas a las legalizaciones en las cuales solamente se haya gravado el valor de IVA.
Los títulos asignados en los campos de usuario de la legalización son validados por el sistema, por tal razón, no se puede crear dos campos de usuario con el mismo nombre en encabezado y líneas del formulario de anticipo y/o caja menor.
El Add-in en el formulario de anticipo de legalización solo trae la primera línea (línea 0) de la factura de anticipo de proveedores las demás no las tiene en cuenta, por lo cual si el cliente basa la factura de anticipo en otro documento que fue creado con varias líneas, luego borra las primeras líneas del documento y solo deja la ultima o cualquier línea diferente a la primera, el anticipo no traerá la información de ese documento.
No se importarán facturas cuyas lineas tengan la misma descripción o el mismo servicio o dicho campo este vació. De igual forma si la factura es por artículos el Add-in no importara la misma si hay 2 o mas lineas de la factura con el mismo articulo.
No esta dentro del alcance del addin calcular a nivel de linea el valor correspondiente de una factura importada cuya primera linea esta marcada como "Solo impuesto" y que la misma a su vez esta sujeta a retención.
El addin no calcular en las lineas el valor real de aquellas facturas importada que tengan lineas marcadas como "Solo Impuesto" y que a su vez tengan descuentos. Esta restricción solo se aplica a lineas que cumplan con esta condición y unicamente se vera afectado el total de la linea dentro de la legalización a cual fue importada.

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