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El nuevo sistema no se limita a la eliminación del papel y envío de facturas por internet, por ejemplo a través de email. Las facturas electrónicas son documentos que la DIAN aprueba de forma inmediata, y que pueden ayudar a su empresa a conseguir créditos por factoring, y reducir el problema que ocasionan los pagos a 90 o 120 días de sus clientes.

Una factura electrónica es más que una factura enviada por email

Quizá su empresa ya abandonó el uso del papel para imprimir las facturas que envía a sus clientes; el software contable genera archivos, quizá en formato PDF, que envía a través de correo electrónico. El archivo tiene toda la información de facturación, impuestos y retenciones, tiene un número consecutivo, es aceptado por el cliente y almacenado por él y por su empresa también.

Esas son excelentes noticias para el medio ambiente, y con seguridad facilita el proceso para usted y sus clientes. Pero es importante que esté consciente de que, a pesar de esto, su empresa no expide todavía ‘facturas electrónicas’, según las define el Decreto número 2242 de 2015.

Cuando se habla de facturas electrónicas formales, se habla de un sistema que, sí, es más complejo que la simple generación y envío por internet de una factura que nunca se imprime en papel, pero que tiene también beneficios atractivos para cualquier empresa o incluso para trabajadores independientes que por obligación o decisión propia empiecen a utilizar esta forma de facturación.

El proceso de la nueva factura electrónica incluye enviar información sobre la factura electrónica a la DIAN en archivos de formato XML, y la factura debe incluir un Código Único de Factura Electrónica que el sistema de la DIAN genera, una diferencia clara con la simple generación y envío de una factura regular por medios digitales.

¿Cómo expedir estas facturas?

Los interesados en desarrollar su propio sistema para hacer facturas electrónicas directamente ante la DIAN, pueden encontrar información sobre el proceso en el Decreto 2242 de 2015, y detalles técnicos de implementación del software que necesitarán en dian.gov.co/feriaservicios/documentos/Impulso_y_masificacion_de_la_Factura_Electronica_en_Colombia.pdf

Por supuesto: varias empresas en el país ofrecen software que emite facturas electrónicas que se ajustan a los requerimientos de la DIAN, y que le permiten a cualquier empresa disfrutar de las ventajas del nuevo sistema.

Una de ellas es Facture.co, que por $747 mil pesos anuales expide alrededor de 2.500 facturas electrónicas en ese mismo periodo, y se integra con los sistemas actuales de las empresas. La empresa Consensus, responsable por la localización oficial de SAP Business One en Colombia, desarrolló un aditamento para que las empresas que usan este software puedan generar facturas electrónicas.

Algunos beneficios de las nuevas facturas

Cuando usted y uno de sus clientes o proveedores aceptan el uso de facturas electrónicas, que tienen como intermediario a la DIAN, el proceso de entrega, aceptación y cobranza de la factura es inmediato. Las empresas pequeñas y medianas interesadas en el ‘factoring’, una estrategia para reducir las complicaciones derivadas de expedir facturas a pagar en 60, 90 y hasta 120 días, se benefician también con el uso de las nuevas facturas electrónicas, pues estas les permiten certificar ante las entidades de crédito que efectivamente sus clientes les deben el dinero especificado en las facturas.

Las empresas que trabajan con facturas impresas y papel preimpreso y pasen directamente a las electrónicas tendrán beneficios de reducción de uso de papel y tinta, y liberarán espacio de almacenamiento de los documentos.

Otros beneficios incluyen la reducción de errores humanos en el ingreso de datos, bien sea porque se detectan en el proceso contable o porque usted y sus clientes pueden utilizar los archivos en formato XML para ingresar la información de las facturas recibidas a su sistema, sin tener que digitar de nuevo los datos.

El nuevo proceso de facturación permite también automatizar otros procesos en las empresas, y pone a Colombia a la par con países como Brasil, México y Chile, más adelantados en esta materia.