Después del primero de enero de 2018, cuando usted pida la cuenta en un restaurante, el mesero se la traerá en la pantalla de una tableta en lugar del papel que hoy recibe. “Envíela a mi correo” será su respuesta si está de acuerdo con el cobro.

A partir de esa fecha vence el plazo establecido por la Dian para que todos los negocios en el país migren sus sistemas de facturación a la nueva tecnología.

No se trata del ya clásico software de facturación que la mayoría de empresas utiliza en el marco de sus plataformas de gestión; ni de facturas generadas por un computador, las cuales de todos modos deben imprimirse. En realidad es un marco normativo que brinda validez legal a un nuevo tipo de factura que solo tiene vida en el mundo digital: la factura electrónica.

El ciclo de vida completo de este documento reside en el universo de los bytes. No habrá que imprimirla –a menos que el cliente así lo exija– ni encargar a un mensajero en moto que la entregue a los clientes ni almacenarla por cinco años en bodegas; porque se genera, distribuye y almacena en medios electrónicos.

El decreto 2242 de noviembre de 2015 y la resolución 019 de febrero de 2016 pusieron en marcha esta nueva era de la facturación en Colombia. Desde hace varios años existe algo parecido a la facturación electrónica en el país, y actualmente 850 empresas generan casi un millón de ellas al mes, pero a partir de ahora se homogeniza el sistema de facturación bajo el estándar xml, se unifica un protocolo de seguridad bajo el esquema de firma electrónica avanzada o firma digital y, sobre todo, la gran novedad es que se convierte en obligatorio y no opcional para todos los contribuyentes. Desde la más grande compañía del sector industrial hasta la Pyme y el profesional independiente obligado a facturar deberán emitir sus documentos de respaldo de las operaciones comerciales ya no en papel sino en formato electrónico.

Para la mayoría de los contribuyentes la noticia no suena bien. ¿Un nuevo dolor de cabeza que la Dian impone en los trámites tributarios? La Dian es consciente de esa percepción. “Por eso adoptamos un esquema de implantación progresiva mediante un primer piloto que se aplica con grandes contribuyentes y, de acuerdo con los resultados, se harán ajustes y se procederá progresivamente a incorporar más contribuyentes hasta lograr la masificación total”, explica Leonardo Sicard, director de fiscalización de la Dian y líder del proyecto. La meta de la Dian es reducir la evasión en 50%, gracias a la facturación electrónica.

La factura electrónica trae consigo interesantes ventajas no solo para las arcas públicas. Los operadores de telefonía móvil, pongamos por caso, que emiten más de doce millones de facturas en papel cada mes para sus suscriptores de la modalidad pospago, y que deben además almacenarlas por cinco años, encuentran en la facturación electrónica una oportunidad de ahorro y eficiencia maravillosa.

Estimativos de la firma Seres, que ofrece servicios de facturación electrónica para las empresas, indican que el ciclo de vida total de una factura en papel le cuesta a una compañía colombiana $7.000. El costo de impresión, solamente, oscila entre $300 y $600, según el volumen, a lo que se suman los costos de emitirla, hacer llegar una copia a los clientes (generalmente mediante servicios de mensajería) y almacenarla en lugar seguro por cinco años, como establece la ley. Con la factura electrónica el costo total de cada documento se reduce en 85%, según los cálculos de este proveedor.

“La Dian nos va a hacer un favor a todos los colombianos, porque después de la facturación electrónica vendrán el pedido electrónico y otros procesos que pueden ser más eficientes si se realizan electrónicamente”, dice Carlos Velamazán, director para América de la firma española Seres, uno de los jugadores que tiene una gran oportunidad en el nuevo esquema de facturación establecido en Colombia.

Hasta ahora las empresas que habían entrado al mundo de la factura electrónica la producían bajo estándares y tecnologías propias, cada cual con la tecnología que quisiera adoptar. A partir de la nueva reglamentación, habrá operadores de facturación que las empresas deberán contratar para dicho proceso. Estos operadores surtirán procesos de acreditación ante la Dian para asegurar la homologación de sus sistemas y el cumplimiento del estándar de seguridad digital, y habrá un mercado de operadores de facturación en funcionamiento en el país, que prestarán sus servicios bajo el modelo de pago por consumo.

La buena noticia es que la Dian anunció que todas las Pyme (las cuales constituyen cerca de 85% del número de empresas del país), recibirán el servicio de facturación electrónica de manera gratuita, para lo cual la Dian habilitará un servicio vía web. “En lugar de contratar un operador, accederán a un sistema provisto por la Dian”, explica Sicard.

Se avanza significativamente hacia la meta ambiental de cero papel, se obtienen ahorros y eficiencias notables en los procesos de las empresas y, naturalmente, se controla con mayor rigor el recaudo por parte del Estado. La Dian ya no tendrá que esperar hasta fin de mes para conocer las transacciones que un contribuyente ha realizado. Será cuestión de minutos. Y, probablemente, se reducirá la tasa de fraudes con facturas que en la actualidad existe. Casi 10% de las facturas en papel desaparecen de los archivos, según estimativos de Certicámara, por deterioro físico y por hurto al interior de las empresas.

Para Héctor José García, presidente de Certicámara, los pequeños y medianos contribuyentes que suelen acudir a sistemas informales y callejeros de endoso de facturas, en donde deben someterse a tasas de usura, podrán ahora acudir a los mercados regulares de factoring del sistema financiero, de donde en la actualidad están prácticamente excluidos por el tamaño reducido de sus facturas. “Van a poder negociar las facturas por medios electrónicos desde un computador, sin salir a la calle a tocar puertas a los gota a gota”, explica.

El papel aguanta todo, pero el documento electrónico no. La firma digital es la garantía de seguridad de la factura electrónica y de cualquier documento de este tipo. Una empresa A emite factura a un cliente B. Un certificador de firma digital, como lo es Certicámara en Colombia, agregará al archivo electrónico generado por A un sistema de cifrado seguro que hace inalterable el documento. Y, al igual que una factura en papel, no puede tener tachones ni enmendaduras, la factura electrónica está blindada ante cualquier intento de modificación. Un ataque de tipo hacker que intente modificar el documento será detectado por el sistema. No es una promesa, sino que así funcionan las firmas digitales en el mundo y ofrecen un margen de seguridad superior al del documento impreso en papel. La era del documento electrónico ha comenzado en Colombia.

Arranca el piloto con 50 empresas 

Este lunes comenzó el piloto de la factura electrónica con la participación del 50 empresas colombianas. El programa se extenderá por 6 meses. La Dian indicó en un comunicado que espera perfeccionar sus sistemas durante esta fase de ensayo para «contar con una solución tecnológica robusta y suficiente» para masificar el uso de la factura 100% electrónica.