Administración de negocio más sencilla con SAP Business One

27/04/2018

Los negocios como el suyo tienen grandes metas. Sin embargo, es fácil perder el enfoque cuando hay todo un mar de detalles del día a día de la parte operacional, las solicitudes de información ad hoc, y los sin cesantes movimientos competitivos que exigen toda su atención. También es fácil perder el “panorama total” cuando las partes clave de la información residen en diferentes sistemas, diferentes aplicaciones o hasta diferentes ubicaciones físicas – tiempos de respuesta inminentes al tiempo que se crea la insatisfacción del cliente. Mientras tanto, las ventas desarticuladas, así como los procesos operacionales pueden dar como resultado cuellos de botella y reducir la productividad.

Bien sea que usted tenga una empresa en crecimiento independiente o una subsidiaria de una compañía de mayor tamaño, usted necesita tener una vista clara de todos los aspectos de su negocio para mantenerse competitivo. Es necesario que racionalice los procesos y encuentre mejores formas de obtener acceso a la información las que van a dar como resultado las mejores decisiones de negocios. SAP Business One le puede ayudar a su organización a ver claramente, a pensar claramente, y a actuar claramente de forma que pueda cerrar la brecha entre la estrategia y la ejecución y convertirse en el negocio mejor manejado.

SAP Business One: Una solución completa y adaptable

SAP Business One es una solución única e integrada que le suministra una clara visibilidad hacia el interior de todo su negocio así como un control total sobre total sobre cada uno de los aspectos de sus operaciones. La solución captura toda la información crítica del negocio brindándole un acceso inmediato y uso a todo lo largo de la compañía. A diferencia de los paquetes contables y las hojas de cálculo, la solución dispone de lo que usted necesita para administrar las áreas clave de su negocio las que incluyen:

• Contabilidad y finanzas

• Gestión de ventas y clientes

• Compras y operaciones

• Inventario y distribución

• Reporte y administración

Porque todos los negocios son diferentes, SAP Business One ha sido diseñada con la flexibilidad en mente. Bien sea que se despliegue en su oficina o en la nube, usted puede tener acceso a ella en el camino usando nuestra aplicación móvil SAP Business One. Y puesto que SAP Business One corre sobre la Plataforma de SAP HANA® y la de Microsoft SQL Server, usted tiene la posibilidad de elegir la mejor para su negocio. Lo mejor es que sus empleados pueden empezar a usarlo desde el día uno. Luego, a medida que su negocio crece, usted lo puede adaptar y extender SAP Business One para suplir sus necesidades cambiantes.

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Contabilidad y finanzas

SAP Business One suministra un conjunto completo de herramientas para ayudarle a administrar y racionalizar su operación financiera. La solución automatiza las tareas diarias contables y de finanzas tales como llevar los libros y los registros en los diarios, soporta los cálculos fiscales y permite transacciones en múltiples monedas.

Usted está en capacidad de llevar a cabo todas sus actividades bancarias – incluyendo el procesamiento de los extractos bancarios y los pagos al igual que la conciliación de cuentas. Usted también cuenta con la posibilidad de administrar su flujo de caja, hacer seguimiento a los presupuestos y comparar los datos reales contra los planeados para ver en dónde se encuentra su negocio en el momento que se requiera. Integrando su operación financiera en tiempo real con otros procesos de negocios, tales como compras y ventas, usted cuenta con la posibilidad de acelerar sus transacciones y mejorar la visibilidad hacia el flujo de caja.

El software suministra una extensa funcionalidad contable y financiera, que incluye:

• Contabilidad – Maneje de forma automática todos los procesos contables clave, tales como los registros en los diarios, las cuentas por cobrar, y las cuentas por pagar.

• Contraloría – Administre el flujo de caja de forma precisa, haga seguimiento a los activos fijos, controle los presupuestos, y monitoree los costos de los proyectos.

• Banca y conciliación – Procese rápidamente las conciliaciones bancarias, los extractos bancarios y los pagos a través de los diversos métodos incluyendo cheques, efectivo y transferencias bancarias.

• Reporte y análisis financiero – Cree reportes estandarizados o personalizados usando datos en tiempo real para la planeación del negocio y las revisiones de auditoría.

Gestión de ventas y clientes

La adquisición de nuevos clientes es importante para alcanzar el éxito, pero maximizar las relaciones con los clientes es igual de importante. SAP Business One suministra las herramientas para ayudarle a administrar todo el proceso de ventas y de ciclo de vida de las relaciones con los clientes de manera eficiente – a partir del contacto inicial pasando por la venta final hasta el soporte post – venta. Sus funciones integradas de compras y operaciones le suministran una vista total de los prospectos al igual que de los clientes de manera que usted pueda entender y satisfacer las necesidades que tienen ellos. Como resultado, usted está en capacidad de convertir los prospectos en clientes, aumentar las ventas, la rentabilidad y mejorar la satisfacción del cliente.

La funcionalidad del software incluye:

• Gestión de oportunidades y ventas – Haga seguimiento a las oportunidades y a las actividades desde el primer contacto hasta el cierre.

• Gestión de la campaña de mercadeo – Cree, administre, y analice las actividades de mercadeo y el impacto que tienen las mismas.

• Gestión de clientes – Almacene todos los datos críticos de los clientes en un solo lugar con reseñas de tableros de control de toda la información relevante.

• Gestión de servicios – Administre de manera eficiente los contratos de garantías y de servicio; reciba y responda a las llamadas de servicio rápidamente.

• Integración con Microsoft Outlook – Administre los contactos de los clientes con sincronizados totalmente con Outlook.

• Reportes y análisis – Cree informes detallados sobre todos los aspectos del proceso de ventas, incluyendo la predicción de las ventas y el seguimiento a la cartera de proyectos, usando plantillas que le ahorran tiempo.

Compras y operaciones

Todas las empresas en crecimiento requieren de un enfoque sistemático a fin de administrar el proceso de adquisiciones, desde la solicitud de cotizaciones a los proveedores hasta la creación de solicitudes para pagar a los proveedores. SAP Business One le ayuda a administrar el ciclo completo que va desde el pedido hasta el pago, incluyendo los recibos, las facturas, las devoluciones y los pagos. Las herramientas integradas de reportes le permiten comparar fácilmente a los proveedores y los precios con el fin de negociar mejores tratos e identificar oportunidades para el ahorro de costos

SAP Business One presenta extensas funcionalidades para la administración de las compras y operaciones, incluyendo:

• Abastecimiento – Cree solicitudes de compra, OCs y los recibos de mercancías; asocie los documentos de compras, satisfaga las necesidades cambiantes de documentos y visualice los rastros de los documentos para efectos de las auditorías; gestione las devoluciones, los gastos adicionales de la gestión de los negocios móviles y las monedas múltiples.

• Gestión de datos maestros – Administre los datos detallados en una interfaz fácil de usar, visualice el saldo de la cuenta y los análisis de compras y mantenga la información detallada de compras por ítem con las listas de precio y la información fiscal.

• Integración de bodega y contabilidad – Logre una sincronización en tiempo real de los recibos de las mercancías y los niveles de inventario en bodega; procese las facturas de las cuentas por pagar, las cancelaciones, los memorandos de crédito con una referencia a la OC; planee sus necesidades de materiales y programe sus compras en concordancia.

• Informes actualizados más fácilmente – Genere reportes con los datos en tiempo real y muéstrelos en diversos formatos de reportes o tableros de control.

Inventarios y distribución

SAP Business One suministra información precisa sobre los envíos entrantes y salientes, el inventario y la ubicación de los ítems. Usted tiene la posibilidad de valorar su inventario utilizando el costeo estándar, el promedio de movimientos, FIFO, y demás métodos; monitoree los niveles de existencias y hágale seguimiento a las transferencias en tiempo real. Usted cuenta además, con la posibilidad de hacer actualizaciones de inventarios en tiempo real y fijación especial de precios. Usted puede aplicar volumen, efectivo y descuentos del cliente y correr los informes que revelan el impacto que estos tienen.

Las funcionalidades del software soportan:

• Gestión de bodega y de inventarios – Administre los inventarios usando diversos modelos de costos, mantenga los datos maestros de los ítems y utilice múltiples unidades de medida y de fijación de precios.

• Gestión de ubicación de contenedores – Administre los inventarios dividendo cada bodega en múltiples sub-zonas, establezca las reglas para las asignaciones, optimice los movimientos de inventarios y reduzca los tiempos de entrega.

• Recibo de mercancías y control de problemas – Registre recibos y envíos de mercancías; haga seguimiento a las ubicaciones y transferencias de las existencias, permita la consignación, las entregas directas, y demás pedidos; además lleve a cabo conteos de inventarios y de ciclos.

• Planeación de los requerimientos de producción y materiales – Cree y mantenga listas multiniveles de materiales (BOMs), emita y libere las órdenes de producción manualmente o a través de backfush y mantenga los precios para los niveles de materiales de forma global.

• Reportes eficientes – Genere reportes con datos oportunos y muéstrelos en diversos formatos o tableros de control.

Reportes y administración

SAP Business One le suministra una poderosa solución analítica al igual que herramientas para reportes. La solución incluye una versión gratis y totalmente integrada de SAP Crystal software para Reportes® financieros y contables de manera que usted tenga la posibilidad de recolectar los datos desde múltiples fuentes y generar informes a tiempo y con precisión sobre la gestión de ventas y de clientes con base en los datos de toda la compañía. Integrados con Microsoft Office, los Reportes de SAP Crystal sobre compras y operaciones le permiten seleccionar desde una gran variedad de formatos de reportes y acceso controlado a la información que se muestra.

Con análisis opcionales impulsados por SAP HANA, SAP Business One aprovecha la computación en memoria para la realización de los análisis y reportes. Usted obtiene acceso en tiempo real a tableros de control y reportes predefinidos, al igual que a datos de productividad y herramientas de productividad para dar soporte a la toma de decisiones.

Usted cuenta con la posibilidad de adaptar los formatos y las búsquedas a su medida con el fin de cumplir con requerimientos específicos sin ningún tipo de entrenamiento técnico. Usted también tiene la posibilidad de configurar los ajustes para que definan las tasas de cambio, los parámetros de autorización, y para que creen y exporten funciones para correos internos, correos electrónicos y datos. SAP Business One incluye:

• Creación y personalización de reportes – Obtenga acceso a los datos desde múltiples fuentes, cree nuevos informes, y personalice los existentes en una gran variedad de diseños con un gasto general mínimo de TI.

• Análisis Ad hoc – Apalanque las tablas de pivote de Microsoft Excel con el fin de segmentar y fragmentar sus datos, viendo así su negocio desde nuevos ángulos.

• Herramientas intuitivas – Arrastre, relacione, realice profundizaciones, busque ayuda y alertas con base en el flujo de trabajo.

Tome decisiones inteligentes de forma rápida con acceso completo a la información

SAP Buisness One permite la toma de decisiones acertadas capturando toda la información crítica a todo lo largo de ventas, clientes, operaciones y finanzas – haciendo que quede disponible a todo lo largo y ancho de la compañía de manera instantánea. Al integrar estos datos en un solo sistema en vez de en múltiples hojas de cálculo inconexas, la solución elimina el registro de datos duplicados, los costos y Los errores relacionados con compras y operaciones. Las alertas con base en los flujos de trabajo disparan respuestas automáticas cuando ocurren importantes eventos de un negocios, lo que le permite concentrarse en los eventos más críticos. Usted cuenta con una clara visibilidad hacia el interior de su negocio que le permite conocer la forma en que se está desempeñando el mismo y tener una mayor confianza en la información que se usa para la toma de decisiones.

Junto con el software totalmente integrado de SAP Crystal Reports, SAP Business One entrega tableros de control y reportes que suministran conocimiento hacia el interior de todas las áreas de negocios. Se trata de una funcionalidad intuitiva, interactiva y a profundidad que le ayuda a obtener respuestas a sus preguntas más urgentes. Los empleados pueden abordar las necesidades de los clientes más rápidamente y los gerentes pueden hacer un seguimiento preciso de los ingresos, los costos y el flujo de caja con el fin de evaluar el desempeño y tomar rápidas acciones correctivas. Para un acceso aún más rápido a la información, datos opcionales de análisis impulsados por SAP HANA se encuentran disponibles para SAP Business One. Esta solución lleva el análisis de datos y los reportes en tiempo real al siguiente nivel, facilitando así a los usuarios la búsqueda, en SAP Business One, de la información que necesitan y así crear un informe estándar o ad – hoc en tiempo real.

Empiece hoy – luego adáptese para suplir las necesidades cambiantes

Usted puede poner a trabajar a SAP Business One inmediatamente usando las partes de la aplicación que necesita hoy mismo. A medida que crece su negocio, tiene la posibilidad de adaptar la aplicación para que satisfaga sus necesidades – e integrarla con otros sistemas para la administración de ventas y clientes usando tecnologías intuitivas. Usted puede además adaptar y ampliar SAP Business One para que cumpla con los retos específicos de la industria y del negocio usando SAP Business One Studio, se trata de un Kit para el desarrollo de software, o cualquiera de las más de 500 soluciones add – on construidas por Consensus.

SAP le ofrece una plataforma de soporte remoto para SAP Business One con el fin de ayudarle a mantenerlo más fácilmente y evitar que problemas potenciales lleguen a impactar sus actividades de negocios. Esta plataforma de apoyo le ayuda a identificar los cuellos de botella del sistema al permitirle a los servicios de apoyo de SAP recolectar información sobre el estado de su software y revisarlo contra los asuntos de apoyo ya conocidos. Al enviar frecuentes correos electrónicos sobre el estado y arreglos automáticos, le permite a usted evitar que se presenten problemas y reducir el tiempo que se gasta en soporte de TI. La plataforma de soporte remoto también le suministra soportes automatizados a las bases de datos, evaluaciones de mejora, revisiones de la valoración de los inventarios, revisiones de la salud de la instalación del sistema y otros servicios.

Implemente la gestión móvil de los negocios

Administre su negocio mientras mantiene en constante movimiento con la aplicación SAP Business One para los dispositivos iPhone y iPad. La aplicación le permite tener acceso a su aplicación SAP Business One en tiempo real – de forma que usted pueda mantenerse en contacto con su negocio incluyendo el procesamiento de las llamadas de servicio mientras se encuentra fuera de la oficina.

Sus características incluyen la capacidad para:

• Crear, editar, visualizar las oportunidades de ventas, las cotizaciones de ventas y órdenes de venta.

• Gestionar tareas, actividades y aprobaciones – incluyendo el procesamiento de las llamadas de servicio y de garantías. • Administrar las oportunidades de ventas junto con los datos del cliente y del proveedor.

• Monitorear los inventarios y los datos de acceso detallado por ítem.

• Obtener acceso a los tableros móviles adaptados a su medida y al software de reportes de SAP Crystal Reports incluidos.

SAPBusinessOneMovil

 

Tenga en cuenta los beneficios finales que le ofrece SAP Business One

SAP Business One le brinda una única solución para que administre todo su negocio. La solución automatiza sus procesos críticos de negocios con el fin de mejorar la eficiencia operativa – e integra toda la información del negocio a fin de tomar valiosas decisiones. Con una visibilidad más clara a todo lo largo y ancho de la compañía, usted está en capacidad de obtener un mayor control sobre todas las áreas del negocio, ver quiénes son sus mejores clientes, y así darles un mejor servicio.

Diseñada para las empresas en crecimiento y las subsidiarias de las grandes empresas, SAP Business One le permite:

• Desarrollar su negocio de manera proactiva por medio de la racionalización de las operaciones en lugar de reaccionar ante los detalles de las tareas del día a día.

• Ofrecer una respuesta rápida ante las necesidades de sus clientes obteniendo acceso instantáneo a la información que se necesita para tomar confiables decisiones de negocios

• Eliminar los datos redundantes al igual que los errores con una única solución integrada que mejora la eficiencia de los procesos, reduce al mínimo los costos y las demoras, y fortalece su balance final

• Formar unas relaciones más cercanas con los clientes obteniendo acceso a información centralizada que facilita la administración de la comunicación con el cliente

• Escoger la opción de despliegue (in – house o en la nube) y la plataforma (SAP HANA o Microsoft SQL Server) que mejor se adapte a sus necesidades

• Más bajos costos de tecnología y un tiempo más rápido para la realización del trabajo con una solución que puede ser implementada más rápidamente, es más fácil de mantener, y es posible aprender a usarla con un entrenamiento mínimo

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Optimice transacciones e integre sus empresas con SAP Business One

Obtener mayor control y eficiencia al Automatizar Transacciones Intercompañía

Para cualquier empresa con múltiples unidades comerciales o subsidiarias, las transacciones entre empresas y la integración ocasionan complejidad operacional. Minimizar esta complejidad es urgente cuando se necesita consolidar las finanzas en todas las operaciones para preparar reportes, proporcionar visibilidad en el rendimiento de ventas de cada entidad comercial, o agilizar las operaciones de adquisición intercompañía.

La aplicación SAP Business One®, diseñada para empresas pequeñas, medianas y subsidiarias de empresas grandes, permite coordinar operaciones, mejorar la visibilidad y transformar la toma de decisiones de manera rentable.

La solución de integración intercompañía para SAP Business One optimiza procesos tales como la consolidación financiera y la adquisición intercompañía entre dos o más organizaciones que ejecutan la aplicación. En utilización en más de 60 países, brinda soporte a múltiples subsidiarias, cada una con su propia instancia de SAP Business One, incluyendo aquellas que utilizan diferentes monedas.

Ahora usted puede:

• Consolidar, coordinar y ver actividades de todas las unidades comerciales que manejan SAP Business One sin reconciliación manual • Administrar múltiples subsidiarias, unidades de negocio, entidades legales y monedas

• Reducir el ciclo de tiempo para recopilar, consolidar y reportar datos financieros

• Aplicar procesos financieros estandarizados y transparentes en todas las entidades comerciales

• Administrar información financiera a través de las subsidiarias de manera fácil e intuitiva

• Aumentar la productividad como resultado del ahorro de tiempo y de la simplificación de transacciones

Procesos comerciales estandarizados y transparentes en todas las entidades

La solución de integración intercompañía automáticamente crea una transacción intercompañía como una transacción recíproca en la aplicación SAP Business One de otra unidad de negocio. Esto elimina el ingreso manual de datos, mejora la productividad de empleados y reduce la posibilidad de errores al volver a digitar datos.

La solución de integración entre compañías para SAP Business One respalda procesos comunes incluyendo:

• Intercambio de documentos comerciales intercompañía – por ej., OC, recibos, facturas y notas de crédito

• Asignaciones al libro mayor (GL) de ingresos y gastos

• Asignación de facturas de servicios de cuentas por pagar

• Pagos centralizados

Reproducción de datos maestros y uso compartido de contenidos

Con la solución de integración intercompañía, puede estar seguro que sus datos maestros son consistentes en todas las organizaciones, proporcionando un lenguaje común entre las entidades comerciales para transacciones intercompañía. La común utilización de datos maestros también elimina el esfuerzo manual asociado con agregar datos en todas sus organizaciones, de manera que puede estar seguro que todas las unidades comerciales están utilizando datos maestros consistentes, incluyendo:

• Nombre de item y atributos principales de los mismos

• Nombre y atributos principales del proveedor

• Lista de materiales

• Lista de Precio

• Campos a la medida, definidos por el usuario

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Visibilidad en las operaciones en todas las entidades comerciales

La visibilidad operativa y el manejo del riesgo son consideraciones importantes para todo negocio con múltiples unidades operativas. Su auditor corporativo necesita un despliegue exacto y oportuno de cuentas de balance general (GL) para consolidación financiera mientras que los gerentes de la cadena de suministro necesitan visibilidad de saldos de inventario en varias localidades de almacenamiento en toda la organización, incluyendo las de otros países y subsidiarias.

La solución de integración intercompañía para SAP Business One le ayuda a cumplir con estos requerimientos proporcionando:

• Consolidación financiera multinivel

• Reporte de inventario de bodega intercompañía

• Reporte de saldos de sucursales

• Reporte consolidado de análisis de ventas

• Reporte de transacciones no contabilizadas

Mejor control y colaboración

La automatización de procesos comerciales intercompañía y la visibilidad de las operaciones de las unidades de negocio no son suficientes. Cada organización también necesita control sobre las actividades que le impactan desde el momento en que éstas se originan en otras entidades comerciales.

La solución de integración intercompañía para SAP Business One permite control y colaboración con:

• Chequeo consolidado de límite de crédito

• Flujo de trabajo intercompañía

• Notificaciones de transacción comercial

• Soporte multi-moneda y multi-instancia

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Resumen

Para compañías con múltiples unidades comerciales o subsidiarias que utilizan la aplicación SAP Business One®, la capacidad de integración intercompañía les permite conciliar y consolidar datos financieros en todas las entidades comerciales, agilizar las actividades intercompañía tales como adquisiciones, y mejorar la visibilidad del inventario en todas las unidades comerciales.

Objetivos

• Reducir el tiempo y esfuerzo asociado con las transacciones intercompañía y el proceso de agregar datos

• Eliminar costosos errores que resultan de la reconciliación manual y el proceso de agregar datos

Solución

• Replicación de datos maestros y uso compartido de contenidos

• Respaldo a procesos transparentes y estandarizados en todas las entidades comerciales

• Visibilidad financiera y operacional en todas las entidades comerciales

• Control y colaboración en todas las entidades comerciales

• Respaldo a transacciones intercompañía en múltiples monedas

Beneficios

• Consolidar, coordinar y ver actividades en todas las unidades comerciales que utilizan SAP

• Business One sin reconciliación manual intensiva

• Minimizar errores y duplicar el ingreso de datos • Aumentar la productividad de empleados

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¿Los colombianos saben cuáles son los beneficios de la Factura Electrónica?

Vía → http://bit.ly/2nh6HiH (Technocio)

Para las empresas ya no es tema ajeno todo lo que abarca la implementación de Facturación electrónica; el 2018 trae consigo el reto para los empresarios de contribuir con la unificación del lenguaje de la facturación en el país. Actualmente se puede observar que se sigue presentando aprensión dentro de algunas compañías, sigue habiendo grietas en la información y existe aún cierto desconocimiento, muchos asocian esta implementación con pagos de nuevos impuestos y desde Consensus queremos que los empresarios entiendan que por el contrario, la facturación electrónica trae muchos beneficios, por esta razón brindamos algunas recomendaciones que serán clave para aquellos a los que por ley, les quedan unos meses más para dar cumplimiento al Decreto 2242 de la DIAN, entidad que puso en marcha el proceso de masificación de este nuevo modelo que obliga a las empresas a iniciar la adaptación de esta nueva tecnología dentro de su compañía y así mismo la respectiva capacitación de personal para lograr dar cumplimiento.

“Es fundamental que las empresas busquen asesoría y hagan una revisión detallada de su modelo de negocio para evaluar cómo, con la entrega en línea de la factura, se va a ver afectado su modelo de compra o de venta, además de establecer una comunicación con sus proveedores y clientes para conseguir una automatización del proceso de recepción, contabilización y pago” afirma Benjamín Archila, Gerente General de Consensus Colombia.

¿Es claro para usted que la Factura Electrónica es obligatoria?

Es claro que no a todas las empresas les tocó culminar dicha implementación iniciando este año, solo a los grandes contribuyentes, pero para muchos no es claro que la implementación de la factura es algo serio y delicado y los empresarios deben estar al tanto de que el hecho de no cumplir con la medida los expone a  sanciones (establecidas en el artículo 651 del Estatuto Tributario). El pazo máximo obligatorio para dar cumplimiento a este nuevo modelo es enero de 2019. Quedan unos meses más para comenzar este proceso pero desde Consensus se recomienda hacerlo con suficiente tiempo para evitar futuras sanciones, 6 meses son el tiempo clave que una empresa se puede tomar para habilitar esta implementación.

¿Sabe usted quiénes estarán obligados a facturar electrónicamente?

– Todas las empresas que en Colombia son clasificados como Grandes Contribuyentes y aquellas empresas seleccionados paulatinamente a través de resoluciones de la DIAN.

– Aquellas empresas que cuentan con un total de 6 meses para habilitarse como facturadores electrónicos. 3 meses que les otorga el decreto 2242 y 3 meses adicionales que les da el estatuto tributario.

Voluntarios

– Aquellas empresas que quieran remplazar ya el sistema de facturación manual o por computador y empezar a facturar electrónicamente, tendrán un total de 6 meses para habilitarse como facturadores electrónicos.

¿Cuáles son los beneficios para las empresas que implementarán facturación electrónica?

Esta implementación beneficia tanto al estado como al empresario pero también al consumidor:

Estado:

– Permitirá la modernización del  recaudo de impuestos y así evitar su evasión.

Empresas:

– Mejora la relación con clientes y proveedores

– Genera transparencia y trazabilidad

– Factoring electrónico

– Cumplimiento de las obligaciones tributarias

– Responsabilidad ambiental empresarial

– Reducción de costos de emisión, envío y almacenamiento de facturas

– Aumento de la eficiencia

– Reducción de trabajo administrativo

– Optimización y agilidad en los procesos de negocio.

Consumidor

– Gracias a que el recibo que le entregarán al consumidor al momento de hacer una compra va a ser digital, esto le permitirá automatizar su proceso de contabilidad y en un futuro gracias a aplicaciones podrá saber cuánto ha gastado y cuánto le queda y así podrá llevar un mejor control de sus ingresos.

¿Cuáles serán los cambios en prácticas empresariales?

Después de implementada la facturación dentro de las compañías estas van a empezar a notar un cambio en algunas de las prácticas que normalmente realizaban dentro de sus empresas, estas son algunas:

– No va a ser posible guardar un consecutivo

– Cada anulación es una nota crédito

– Información actualizada y veraz de clientes y proveedores

– No va a ser posible facturar extemporáneamente

– No va a ser posible rechazar facturas en el tiempo determinado

– No va a ser posible reutilizar consecutivos

¿Qué pasos debe seguir para implementar la Factura Electrónica?

1. Implementar la Factura Electrónica es un “PROYECTO DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS”, lo que implica que la alta gerencia asigne un equipo interdisciplinario interno para revisar su impacto en el modelo de negocio.

2. Las empresas tendrán que realizar cambios significativos en sus procesos y tecnología con que administran sus empresas.

3. El tiempo pasa muy rápido y puede ser muy poco tiempo para realizar los cambios y cumplir las fechas definidas por la DIAN.

4. El Objetivo final es el de recibir facturas y que ingresen automáticamente a los sistemas de información empresarial.

Es importante contar con un proveedor tecnológico que facilite la implementación de la facturación electrónica en Colombia, esto le garantizará a la compañía desarrollar procesos organizados y reglamentados. La Integración con SAP Business One permite ofrecer a los clientes de Consensus un módulo de facturación y colaboración que permite la emisión y recepción de facturas y documentos electrónicos, esto garantizará una completa trazabilidad, seguridad y seguimiento que se regirán dentro del pleno cumplimiento con la normativa legal vigente definida por la DIAN.

Mi Portal SAP: la plataforma digital más grande disponible para clientes SAP Business One

13/10/2017

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En Colombia cada día son más las empresas que se suman a las oportunidades que brinda la adopción tecnológica, buscan una reducción de tiempo en los procesos que llevan a cabo dentro de sus compañías, por ejemplo a la hora de hacer transferencias, realizar pagos, controlar sus gastos, tener control de inventarios, de facturación, etc. Es importante que las empresas se empiecen a concientizar de que deben avanzar al paso que lo hace la tecnología para no verse opacadas por otras compañías que viven en constantemente actualización; por esta razón, Consensus S.A.S., empresa colombiana que ayuda a las PyMEs, en Colombia y Estados Unidos, a aumentar su rentabilidad y a mejorar sus procesos de negocio, en su compromiso por continuar desarrollando tecnologías que faciliten los procesos de las Pymes, durante el Foro de mejoramiento Empresarial #ForoMEM anunció el lanzamiento oficial de “Mi Portal SAP”, la plataforma digital más grande disponible para clientes SAP Business One.

Mi Portal SAP es un portal de autoservicio para clientes, proveedores y empleados que nació con el objetivo de brindar a los usuarios información simétrica y mejorar el flujo de caja de sus empresas.

Es un portal intuitivo y amigable con el usuario final, no requiere un conocimiento avanzado de los usuarios, brinda un valor agregado a los clientes que buscan generar comunidad y trabaja sobre una arquitectura en donde no hay riesgo de que se presente alguna fuga de información ya que cada cliente es libre de administrar sus datos de la manera que desee a través de un usuario y contraseña.

Permite a las empresas definir cuáles de sus aliados podrán conectarse a través de esta plataforma y solicitar algún tipo de información o reporte de inventarios, financiera, contable, etc, todo depende del tipo de acceso que se haya generado. Este portal protege la información de los usuarios finales ya que solo permite el acceso indicando el NIT y un código de verificación que otorga la aplicación para cada cliente.

A través de Mi Portal SAP el cliente podrá generar un árbol de reportes que definirá cada compañía, cada empresa podrá definir cuáles grupos de usuarios van a acceder al portal y cómo los llamará, podrá administrar el tipo de reportes que va a tener disponible en la plataforma y exponerlos de tal manera que haya una comunicación más transparente con clientes, proveedores, etc. Podrá crear una estructura tipo árbol con todos los reportes que espera exponer en el portal, registrar el logo de la compañía y también permite pagos de facturas en línea a través de PayU, la plataforma de pagos online.

Mi portal SAP no requiere licenciamiento ni pago de mantenimiento anual, maneja total seguridad de su información, no hay una conexión directa a Internet de su base de datos, no requiere ajustes de desarrollo, el cliente podrá crear nuevas opciones de reportes que pueden ver los usuarios con tecnologías conocidas por los clientes de SAP Business One, es una pagina Web responsive, funciona en PC, MAC, Tablet, Smartphone IOS o Android, incluyen los 6 reportes mas usados sin costo alguno:

  1. Certificado Retención Compras
  2. Certificado Retención IVA Compras
  3. Estado Cuenta Cliente
  4. Estado de Cuenta Proveedor
  5. Retención Aplicada a una Factura
  6. Disponibilidad Inventario

En entrevista con Guillermo Ocampo, Gerente de Innovación de Consensus, se aclaran 3 puntos importantes sobre la plataforma:

Comunicaciones Consensus: ¿Qué cambios pueden verse dentro de las compañías cuando alguna empiece a hacer uso de Mi Portal SAP? 

Guillermo Ocampo: La oportunidad de la información será totalmente diferente, la comunicación con todos los involucrados será simétrica y se logrará una mayor productividad. Las empresas deben entender que la forma de acceder a la información cambio, nadie quiere llamar a hacer preguntas simples que con un click podría obtener.

C.C.: ¿Cuáles son los principales beneficios que se derivan del uso de Mi Portal SAP?

G.O:

* Generación en línea de reportes para clientes, proveedores y empleados con toda la seguridad y segmentación deseada.

* Oportunidad y transparencia de la información que se traduce en una simetría de información en todas las puntas.

* Estandarización de procesos e información a publicar.

* Mejora en el flujo de caja porque le permite a mis clientes hacer los pagos de la cartera que me deban en línea y verificar que el pago fue aplicado.

C.C.: ¿Se podría ver reflejado un crecimiento de la compañía gracias al uso de Mi Portal SAP?

G.O: Claro, la productividad de los empleados aumentará, la confiabilidad hacia sus clientes y proveedores le permitirá acceder a mejores condiciones y todos los empleados podrán tener acceso a la información que requieran en el momento que quieran desde la facilidad de un smartphone.

Es común escuchar dentro de las compañías hablar de “Internet de las Cosas” (IoT). Término que ha empezado a transformar el mundo empresarial y a generar empresas inteligentes independientemente de su tamaño, por esta razón es fundamental que las empresas que quieran dar un salto en el camino empiecen a integrar sistemas de productos inteligentes y conectados. Mi Portal SAP permite integrar estos sistemas para garantizar un mayor control de los diferentes reportes que se generan en su interfaz gracias a una serie de “Arduinos” que serán diseñados y fabricados por Consensus dependiendo de las necesidades de cada empresa.

Conozca la conferencia realizada el pasado 5 de octubre, en el Foro de Mejoramiento Empresarial, organizado por Consensus, por Guillermo Ocampo a través del siguiente vídeo → https://youtu.be/3GqVrq37L8Q

Consensus: condecorado por Fedesoft

5/09/2017

En una ceremonia organizada en el Hotel de La Opera, la Federación Colombiana de la Industria de Software y TI (Fedesoft) condecoró a Consensus, el pasado 29 de agosto, por sus 27 años de trayectoria en el mercado nacional e internacional. Paola Restrepo, Presidente Ejecutiva de Fedesoft, hizo entrega del reconocimiento que afirma “Destacamos su nivel de compromiso con el sector TI y les deseamos muchos años más de crecimiento corporativo”

“Hacer empresa no ha sido fácil, cuando hay avances olvidamos lo difícil que ha sido y que tenemos un presente por cumplir y un futuro por construir, este reconocimiento es una gran oportunidad para reflexionar y llenarnos de optimismo, conlleva una responsabilidad pues a quienes tenemos el privilegio y el honor de estar en este escenario se nos exige el compromiso de seguir haciendo empresa, seguir haciendo país, generar trabajo, impactar positivamente la vida de las personas que están en nuestro entorno, trabajar por hacer grande la industria de software colombiano pero es además un día en el que vale la pena pensar en nuestra sociedad y país, en cómo el estado debe de proveer seguridad, legalidad, mecanismos de anticorrupción para que en ese círculo virtuoso de la creación de valor compartido (definido por los profesores Michael Porter y Mark Kramer) se genere el empleo y la riqueza para toda la sociedad” señaló Benjamín Archila, Gerente General de Consensus durante la ceremonia de condecoración.

Este reconocimiento no solo resalta la labor de Consensus, como compañía, sino un arduo trabajo por parte de cada uno de los colaboradores que construye, día a día, a una empresa líder, innovadora y en constante crecimiento. ¡Vamos por más!

Consensus es una empresa que lleva más de 27 años ayudando a las PyMEs, en Colombia y Estados Unidos, a aumentar su rentabilidad y a mejorar sus procesos de negocio, a través de la herramienta líder a nivel mundial: SAP Business One.

Foto Fedesoft_1

Capacite a su equipo para que tome decisiones inteligentes más rápido

02-05-17

Shot of people talking together over their laptops in a large office

SAP Business One capacita a sus empleados para que tomen decisiones inteligentes y fundamentadas más rápidamente recopilando la información más importante de los departamentos de ventas, operaciones, finanzas y clientes y poniéndola a disposición de toda la empresa al instante. Mediante la integración de estos datos en un único sistema, en lugar de en diferentes hojas de cálculo desconectadas, se eliminan las entradas duplicadas de datos, así como los costes y errores relacionados. Las alertas basadas en flujos de trabajo activan respuestas automáticas siempre que ocurren eventos empresariales fundamentales, lo cual le permite centrarse en los eventos más importantes. Dispondrá de una visibilidad total sobre el rendimiento de su negocio y de una mayor confianza en la información utilizada para tomar las decisiones.

Análisis y generación de informes

Gracias a la solución integrada SAP Crystal Reports para Business One, podrá crear informes y cuadros de mando que proporcionen información de todas las áreas empresariales. Una funcionalidad intuitiva, interactiva y desglosada le ayudará responder a las cuestiones más urgentes. Los empleados podrán abordar las necesidades del cliente más rápidamente y los gerentes podrán realizar un seguimiento preciso de los ingresos, los costes y el flujo de efectivo con el fin de evaluar el rendimiento y aplicar las medidas correctivas necesarias.

Para obtener un acceso incluso más rápido a la información, la versión de SAP HANA para SAP Business One pone a su disposición unos potentes análisis en tiempo real que facilitan la búsqueda de información de los usuarios en SAP Business One y crean informes estándar y detallados al momento.

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Distribuya y controle de forma transparente su inventario

25-04-17

From: SAP Spain

Distribución y control transparente de inventario

SAP Business One proporciona información detallada sobre envíos de entrada y salida, inventarios y ubicaciones de artículos. Podrá valorar su in ventario mediante el c álculo de costes estándar, la media variable y el método FIFO, entre otros; supervisar sus niveles de stock y hacer un seguimiento de las transferencias en tiempo real. Asimismo, será capaz de ejecutar en tiempo real actualizaciones de inventario y comprobaciones de disponibilidad, así como gestionar la determinación de precios especiales y estándar. También podrá aplicar descuentos por volumen, pronto pago o cliente, y crear informes que revelen su impacto.

Planificacion

Gestión de almacenes e inventario – gestione su inventario mediante diferentes modelos de cálculo de costes, mantenga los datos maestros de los artículos, y utilice diferentes unidades de medida y de determinación de precios.

Gestión de ubicaciones – gestione su stock en diferentes almacenes dividiéndolos en diferentes subzonas; establezca normas de asignación, optimice el movimiento de stock y reduzca la duración del picking.

Control de entrada y salida de mercancías – registre la entrada y salida de mercancías; realice un seguimiento de las ubicaciones y las transferencias del stock; permita la consignación, la entrega directa y otro tipo de pedidos; y realice inventarios estándar y cíclicos.

Producción y planificación de necesidades de material – cree y lleve a cabo un mantenimiento de las listas de materiales (BOM) multinivel, emita y libere las órdenes de producción de forma manual o mediante una toma retroactiva y actualice los precios de las listas de materiales.

Generación de informes eficiente – genere informes basados en datos actualizados y visualícelos en distintos formatos o cuadros de mando.

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6 formas de convertir clientes potenciales en clientes reales a través de SAP Business One

21-04-17

From: SAP Spain

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Creación de una base sólida de clientes

Conseguir nuevos clientes es una fase importante para lograr el éxito, pero maximizar las relaciones con sus clientes es igual de fundamental. SAP Business One pone a su disposición las herramientas necesarias para ayudarle a gestionar de forma eficaz el proceso integral de ventas y el ciclo de vida de los clientes: desde el contacto inicial hasta la venta final, sin olvidar el posterior servicio y soporte de ventas.

Su funcionalidad integrada proporciona una visión completa de sus clientes actuales y potenciales, a fin de conseguir una mejor comprensión de los mismos y poder satisfacer sus necesidades. Como resultado, podrá convertir a sus clientes potenciales en clientes reales, aumentar las ventas y la rentabilidad, y mejorar la satisfacción del cliente.

Gestión de ventas y cliente

6 formas de convertir clientes potenciales en clientes reales

• Gestión de ventas y oportunidades – realice un seguimiento de sus actividades y oportunidades desde el primer contacto hasta el cierre del acuerdo.

• Gestión de campañas de marketing – cree, gestione y analice sus actividades de marketing.

• Gestión de clientes – almacene todos los datos esenciales del cliente en un único lugar y sincronice y gestione los contactos de clientes guardados en Microsoft Outlook.

• Gestión de prestaciones – gestione los contratos de servicio y garantía de forma eficiente, y registre y responda rápidamente a las llamadas de servicio.

• Generación de informes y análisis – cree informes detallados en todas las áreas del proceso de ventas, incluida la previsión de ventas y el seguimiento de pipelines, mediante el uso de distintas plantillas que le permitirán ahorrar tiempo.

• Movilice a su equipo de ventas – gestione su información de ventas desde cualquier lugar gracias a la aplicación móvil de SAP Business One Sales.

Si el área de Mercadeo de su empresa necesita de ayuda y generar demanda es una de sus prioridades, SAP Business One le ayudará a convertir clientes potenciales en clientes reales.

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¿El software de negocio de su empresa apoyará su crecimiento o lo detendrá?

18-04-2017

Fuente: Studio SAP

Flechas

Responder de manera rápida y ágil a las demandas del mercado se ha convertido en la responsabilidad más grande de las empresas colombianas y, especialmente, las PYMES, que día a día se enfrentan a nuevos retos que ponen en evidencia la necesidad de evolución de la industria.

Muchas empresas más pequeñas usan una serie de aplicaciones inconexas para gestionar su negocio. Estas soluciones no pueden brindar una visión unificada del negocio. Obligan a los ejecutivos a perder tiempo en detalles operativos. No proveen la visión estratégica que conduce a una toma de decisiones sólida. Y, además, administrar ubicaciones múltiples, ya sea a la vuelta de la esquina o en todo el mundo, y monedas diferentes. Para estas soluciones generalmente es una tarea manual, laboriosa y que se encuentra sujeta a error.

Tome decisiones más rápidas e inteligentes con información estratégica y en tiempo real

SAP Business One ofrece business intelligence integrada y analíticas potenciadas por la tecnología de computación in-memory de la plataforma SAP HANA®. Herramientas que le permiten a cualquier empleado generar informes y tableros de control personalizados, de manera intuitiva y sin ayuda de TI.

Considere SAP® Business One

Es hora de dejar atrás las herramientas puntuales y considerar una solución integral y accesible: la aplicación SAP Business One. Diseñada para satisfacer las necesidades de las organizaciones en crecimiento, SAP Business One da apoyo a todos los procesos de negocio necesarios para gestionar sus operaciones y captura toda la información esencial. Almacena todos los datos fundamentales de la empresa y les brinda a los usuarios acceso instantáneo, en cualquier momento y en cualquier lugar.

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¿Por qué elegir SAP Business One?

11-04-2017

Implementada por más de 47.000 empresas de 150 países, SAP Business One optimiza sus procesos clave, desde la contabilidad  y el CRM hasta la gestión de la cadena de suministro y las compras. Para Consensus, brindar a las Pyme una herramienta que capture toda la información de su negocio en un sistema único y escalable, es su objetivo más importante.

SAP Business One ha demostrado ser la mejor herramienta para gestionar cada aspecto de su compañía –desde las ventas y las relaciones con los clientes hasta las finanzas y operaciones– además de disminuir en un 70% sus tiempos de análisis.

Obtenga los beneficios significativos de SAP Business One

SAP Business One le provee de una solución única para gestionar todo su negocio. Automatiza sus procesos fundamentales de negocio para mejorar la eficiencia operativa e integra toda la información de negocio para tomar decisiones sólidas. Con una clara visibilidad de toda la empresa, usted puede obtener un mayor control sobre las áreas de negocio, ver quiénes son sus mejores clientes y ofrecerles un mejor servicio.

Diseñada para pequeñas empresas y filiales de grandes empresas, la aplicación SAP Business One le permite:

•Hacer crecer su negocio de manera proactiva optimizando las operaciones en lugar de reaccionar ante los detalles de las tareas diarias

•Responder de manera rápida a las necesidades de los clientes accediendo al instante a la información necesaria para tomar decisiones de negocio más confiables

•Eliminar las entradas de datos redundantes y los errores con una solución única e integrada que mejora la eficiencia del proceso, minimiza costos y demoras y fortalece el resultado final

•Formar relaciones más cercanas con los clientes ganando acceso a información centralizada que hace fácil gestionar la comunicación con los clientes

•Elegir la opción de implementación(en la oficina o en la nube) y de plataforma (SAPHANA o Microsoft SQL Server) que mejor se adapte a sus necesidades

•Disminuir los costos de tecnología y acelerar la obtención de valor con una solución que pueda implementarse más rápido, mantenerse más fácilmente y aprenderse con una capacitación mínima.

Responda de forma oportuna a las necesidades de sus clientes y acelere a obtención de valor. ¡Haga crecer su negocio utilizando operaciones optimizadas! Elija a Consensus.

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